秋田市議会様

導入事例:秋田市議会様

「G Suite™」で市議会運営をスピーディーに補助

秋田市をより快適な住みよい街にするために条例や予算などの審議を行う秋田市議会。その議会運営を補助するツールとして導入されたのが、業務に必要な機能をすべて装備している「G Suite」だ。

セキュアな環境でビジネスメールを利用できる「Gmail™」やスケジュールの共有が可能な「Google カレンダー™」といった機能を活用し、秋田市議会はその運営を効率化した。

また、「ハングアウト™」のテキストチャットも市議会をサポートする職員間の連携に役立っている。

業種 公共機関
エリア 東北
従業員数 1名~50名

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導入内容

導入サービス・ソリューション

G Suite(旧Google Apps)

G Suite(旧Google Apps)

いつでも、どこでも、端末を超えて連携するクラウドベースのオフィス生産性ツール

G Suite(旧Google Apps)

ビジネスプラス

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導入前・導入後の比較

導入効果
導入前の課題 導入後の成果
1 各議員への連絡をFAXで行っていたため、手間がかかっていた。個人のメールアドレスに送信する議員もいたがセキュリティ面で不安があった。 1 「Gmail」を使った一斉送信で議員への連絡業務が効率化。ユーザーを限定することができ、セキュリティ面もあんしん
2 市議会関係のスケジュールをホワイトボードに書き出して関係者に周知していたが、項目が多過ぎて、わかりにくかった。 2 市議会関係のスケジュールを共有し、いつでも確認できるようになった。しかも、カテゴリー別に色分けできるので項目が多くても見やすい
3 会議中、オフィスにいる職員に緊急連絡をする際、同席している職員にメモを渡し、オフィスに届けてもらっていた。もっと素早く連絡できる方法を検討していた。 3 「ハングアウト」のテキストチャットを活用し、議会事務局の職員間で情報を共有。緊急連絡が円滑になった

お客さまの声

導入のきっかけ議員への連絡業務を効率化したい
個人のメールアドレスに送信するのはセキュリティ面が不安

秋田市議会議長 岩谷政良 氏、秋田市議会事務局 議事課課長補佐 鈴木信行 氏、秋田市議会事務局 総務課主査 原田光輝氏

秋田市議会の活動を補助する議会事務局には、市役所全体に関する連絡事項や会議の予定などを36名の議員全員に伝える業務があります。 以前は、議員のFAXに送信していたので、相手方のFAX機器が紙切れであったり、電話とFAXが一体型で話し中であったりすると、きちんと送れず、何度か送信作業を繰り返すことがありました。 また、連絡事項に別紙資料があるときはFAX枚数が増え、全議員に送信するのに1時間ほどかかることもありました。 議員のなかには、個人のメールアドレスに送信させてくれる議員もいましたが、部外者に誤送信してしまうおそれがあり、セキュリティ面で不安でした。

秋田市議会では、紙資源の削減や議会運営の効率化を推進するため、2018年度からタブレットを導入していましたので、そのタブレットを使えば、議員への連絡が効率化できると考えたのが、「G Suite」導入のきっかけでした。

導入の効果セキュリティ面もあんしんな「Gmail」で連絡業務が効率化
「Google カレンダー」でスケジュールを共有、いつでも確認できる

セキュリティ面もあんしんな「Gmail」で連絡業務が効率化「Google カレンダー」でスケジュールを共有、いつでも確認できる

「G Suite」導入後は、議員への連絡業務がとても効率的になりました。「Gmail」で一斉送信できる上に、資料も添付して送れます。セキュリティ面についても、ユーザーを限定することで誤送信の心配が解消しました。 議会事務局がアカウントを管理しているので、セキュリティ設定も確認できますし、改選で議員が入れ替わった際も、変更がスムーズでした。

また以前は、市議会関係のスケジュールをそれぞれの担当者がホワイトボードに書き出し周知していましたが、項目が多過ぎてわかりにくいと不評でした。 「G Suite」導入後は「Google カレンダー」ですべてのスケジュールを共有し、タブレットなどでいつでも確認できるようにしました。 しかも、カテゴリー別に色分けできるので項目が多くても見やすいです。 議員からも「Gmail」や「Google カレンダー」は便利だという感想を聞いています。

職員間では「ハングアウト」も活用しています。 本会議中、オフィスの職員に緊急連絡をする際、以前ですと同席している職員にメモを渡し、オフィスに届けてもらいましたが、今は「ハングアウト」のテキストチャットで連絡できるので、助かっています。


お客さまプロフィール

別ウインドウが開きます秋田市議会様

秋田市議会は、年4回の本会議を開催。また、予算決算委員会、総務委員会、厚生委員会、教育産業委員会、建設委員会の5つの常任委員会があり、議員は予算決算委員会のほか、少なくとも1つの常任委員会に所属し、所管事務の調査、議案、請願、陳情などの審査を行う。

導入システム

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営業担当者からのメッセージ

株式会社ドコモCS東北 秋田支店 法人営業部門 法人営業担当 石井悦子

株式会社ドコモCS東北 秋田支店 法人営業部門 法人営業担当 石井悦子

「タブレット」の導入にあわせて、議会運営業務のスムーズなコミュニケーションやスケジュールの共有などを可能とするサービスもご提供させていただきました。 秋田市議会様のお役に立てたことをうれしく思っております。 今後も、秋田市議会様の課題解決のお手伝いができるよう、お客さまに寄り添い、ICT技術の活用をご提案させていただきたいと思います。

お問い合わせ

  • 掲載内容は2019年10月取材時点の情報です。
  • G suite、Gmail、GoogleカレンダーおよびハングアウトはGoogleLLCの商標または登録商標です。
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