博多大丸様

毎月開催する役員会議では、複数の部門からあがってくる数十件もの議題を、限られた時間内で話し合います。その度に膨大な枚数の配布資料を用意しなければならず、印刷・ホッチキス留め・配布などの準備が会議当日に発生していました。緊急の資料差し替えもありました。ISO14001取得のためにも、データでの文書管理が必要でした。

そこで導入したのが、10台のタブレットと「Handbook」というクラウドサービスです。資料をクラウド上の共有フォルダに保存し、それを各自がタブレットを閲覧しながら会議を進めることで、印刷などの準備が不要になり、ISO14001の課題であったペーパーレス化を実現。コストも削減しました。事前に資料を確認できるので、話し合いをスムーズに行えるなど、会議の効率化が図れ、意思決定のスピードが高まりました。副次的な効果として、「会議前日までに資料提出」というルールが浸透しました。

「Handbook」の優れた点は、誰でも簡単に操作できること。フォルダを色分けできるので、ほしい資料がすぐに見つかります。IDとパスワードで閲覧権限を設定できるなど、金融機関並みのセキュリティも魅力です。

外商部でも活用をはじめました。これまでは外商担当者が持ち運べる資料に限度があり、お客さまの要望にこたえられない場合がありました。今では、クラウド上に保存された資料をタブレットから閲覧し、即座にこたえられるので、お客さま満足度を上げる営業ツールとして期待しています。