下関農業協同組合様

導入事例:下関農業協同組合様

手書き注文書のシステム入力を「WinActor」で自動処理

農業用肥料や資材などを受注販売しているJA下関は、約3万人の組合員さまから受ける注文書の処理作業を効率化するためRPAツール「WinActor」を導入。注文内容の読み取り、商品ごとの集計、各組合員さまの購買記録作成などを自動処理している。手入力での処理と比較すると作業時間が8割短縮し、人的ミスも減少。その結果、商品の発送がスピーディーになり、組合員さまからも喜ばれている。

業種 農林水産
エリア 中国
従業員数 301名~1,000名

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導入内容

導入サービス・ソリューション

winactor

WinActor

Windows端末におけるパソコン操作をシナリオとして記録させ、パソコン操作を自動化するソフトウェア型ロボット

WinActor

導入前・導入後の比較

導入効果
導入前の課題 導入後の成果
1 組合員さまからの注文を処理する作業に時間がかかっていた。また、手入力の際に人的ミスも発生していた。 1 「WinActor」の自動処理の前工程として、手書きの注文書をOCRで電子化。今まで8時間かかっていた打ち込みが2時間で完了。人的ミスが少なくなり、確認作業に費やす時間も削減された
2 注文処理作業に手間取っていたため、業者などへの発注が遅れ、組合員さまに商品が届くまでに時間がかかっていた。 2 「WinActor」が購買システムに自動入力し、注文処理作業が短時間で完了するので、業者などへの発注、運送業者への配送依頼が早くなった。商品をスピーディーに届けることができる
3 導入時の初期コストはできるだけ抑え、注文処理作業でうまく活用できる方法はないか、さぐっていた。 3 「WinActor」は比較的初期コストが少ないので導入を決めた。大きな効果を実感しているので、ほかの業務の効率化にも展開していきたい

お客さまの声

導入のきっかけ大量の注文処理に時間がかかり、人的ミスも発生していた注文書の処理作業を効率化したい

下関農業協同組合 代表理事常務理事 藤川信久 氏 下関農業協同組合 営農経済部経済課次長 藤田竜也氏 下関農業協同組合 営農経済部経済課 酒匂川 侑希 氏 下関農業協同組合 営農経済部経済課 常重 美恵子氏

JA下関では組合員さまから注文していただいた肥料などを業者やメーカーに一括して発注しています。以前は、注文内容を仕分けするため、パソコンに手で入力し、集計していましたが、注文が殺到したときには、残業しなくてはいけなくなるほど、時間と労力がとられていました。また、長時間作業していると集中力が途切れ、入力ミスをしてしまうこともありました。このような状態を解消するため考えたのが、手書きの注文書を電子化するOCRと、そのデータを自動処理してくれるRPA(Robotic Process Automation)ツールの導入でした。ただし、導入時の初期コストはできるだけ抑え、うまく活用できるようなら別の業務にも広げていきたいと考えていました。既存システムの改修がいらない「WinActor」は比較的初期コストが少ないので最適でした。

導入効果何日もかかっていた注文処理作業が数時間で完了商品をスピーディーに届けることができる

何日もかかっていた注文処理作業が数時間で完了商品をスピーディーに届けることができる

組合員さまからいただく注文内容を「WinActor」に自動処理してもらうには、注文内容をデータ化する必要があるため、注文書の書式を統一し、OCRがスムーズに読み取れるようにしました。氏名欄には数字10桁のお客さまコードを入れ、購入したい商品についてもナンバリングしました。実際に「WinActor」を稼働させると、手入力で何日もかかっていた処理作業の時間が8割短縮しました。最初は慣れなくて「使いにくい」といっていた職員も1時間もしないうちに慣れて「もっと早く導入してほしかった」という意識に変わっていました。

「WinActor」は、商品ごとの集計や各組合員さまの購買記録も自動的に作成しますので、受注してから業者やメーカーへの発注、そして配送依頼までの時間がとても短縮され、商品をスピーディーに届けることができるようになりました。プログラミングの専門知識がなくても、自動処理のシナリオが作れ、修正変更ができるところも気に入っています。将来的にはタブレットからご注文をいただくシステムを構築し、商品のお届けをさらにスムーズにしたいと考えています。


お客さまプロフィール

別ウインドウが開きます下関農業協同組合様

1994年設立。営農を直接サポートする営農経済事業のほか、金融事業や介護事業なども展開。「地域農業と地域社会に貢献する」を経営理念に、豊かで暮らしやすい地域社会の実現をめざしている。地産地消の展開拠点「いただきまーと」2店舗も運営。

導入システム

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営業担当者からのメッセージ

株式会社ドコモCS中国 山口支店 法人営業担当   大塚俊明

株式会社ドコモCS中国 山口支店 法人営業担当主査 大塚俊明

「WinActor」は数あるRPA商材のなかでも純国産でシナリオ作成も簡易であり、安価に業務改善に取組めるとお客さまから評価をいただいております。本件も、山口県内に12あるJAの合併を間近に控え、JA下関様の働き方改革を推進したいという機運に乗じ、RPAという最適な商材でお手伝いができた協創案件だと思っております。今回、自動化した業務は各JA様に共通する業務であり、今後、合併後のJA様への導入や、さらなる広域への展開も見込めると想定しており、協創の輪が拡がるよう積極的にご案内していきたいと思います。

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