山形県飯豊町観光協会様

情報共有が広がれば仕事は速く、楽しくなる 〜少人数で、とにかく効率よく仕事を進める術とは〜情報共有が広がれば仕事は速く、楽しくなる 〜少人数で、とにかく効率よく仕事を進める術とは〜

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導入データ

少人数で、とにかく効率よく仕事を進めたかった。

少人数で、とにかく効率よく仕事を進めたかった。
少人数で、とにかく効率よく仕事を進めたかった。
少人数で、とにかく効率よく仕事を進めたかった。

春と夏には緑の稲穂が風になびき、秋には黄金色に輝く田園風景。冬になれば白銀の世界が広がる山形県飯豊町(いいでまち)は、一年を通じて日本の原風景ともいえる自然の豊かさを実感できる町だ。「ここは疲れた心と身体を癒やすのにぴったりの場所じゃないでしょうか。広い田んぼのなかに住居が散在する田園散居集落、うまい米と雪解け水で仕込まれたどぶろくが、この町の名物です」と飯豊町観光協会事務局の竹田直人氏はアピールする。

ローカル線の駅舎も兼ねている同観光協会の事務所では、竹田氏をはじめ地元出身の若者たちが日々いそがしく働いている。「観光イベントやキャンペーン、旅行代理店への営業、パンフレット製作など仕事は山ほどあります。スタッフは5人以下と小規模なので、とにかく効率よく仕事を進めなければならないのですが、以前は紙ベースでの作業が中心だったため、情報共有がなかなかできずに悩んでいました。旅行代理店から電話があっても“担当者がいないので折り返しご連絡します”としか言えないのはつらかったですね」と竹田氏は振り返る。その解決策として選ばれたのが「Evernote Business」だ。「たがいの仕事の中身がすべて見えるようになったため、業務効率が上がり、レスポンスが一気に速くなりました」。

使用しているサービス・ソリューション

導入前・導入後の比較

Before紙ベースでは効率が悪く、タイムラグや支障が出る業務もあった

紙ベースでは効率が悪く、タイムラグや支障が出る業務もあった紙ベースでは効率が悪く、タイムラグや支障が出る業務もあった

観光パンフレットの校正は、これまでメールで送付されたPDFファイルをプリントアウトし、手書きで朱字を入れて回覧したものをFAXで送り返していた。FAXでは写真の細かいニュアンスや手書きの修正指示が分かりにくいこともあり、電話で互いに再確認するケースが多々あった。

代理店や町役場との書類のやりとりも、一定数が集まってから直接持参していたため、確認作業や承認にタイムラグが発生して効率が悪かった。また情報をメールで送る際も、写真などの添付ファイルが重いと相手に迷惑がかかることが悩みだった。

After「Evernote Business」で情報のスピーディーな伝達・共有が可能に

「Evernote Business」で情報のスピーディーな伝達・共有が可能に「Evernote Business」で情報のスピーディーな伝達・共有が可能に

Evernoteの導入後、FAXや郵便で送られてくる申込書やカタログ、名刺などすべての紙資料は、ScanSnap Evernote Editionスキャナ(※)でデジタル化し、クラウドで共有するのが基本となった。パンフレットの校正には、メールで送られてきた校正用PDFに、そのまま修正指示を書き込める「Skitch」が活用されている。情報ファイルのやりとりは、Evernoteで作成したノートに料金表や写真、動画などを入れ、共有URLをメールで送る「URL共有機能」で解決した。情報がタイムリーに届くうえデータ量も軽く、相手に迷惑がかからない。

  • オプション製品です。

お客さまからのコメント

事務局 竹田 直人氏

「Evernote Business は、日本語サポートがあんしんな ドコモでアップグレード」

事務局
竹田 直人氏

お客さまプロフィール

山形県飯豊町観光協会様
山形県西置賜郡飯豊町大字椿1974-2

竹田氏は以前からEvernoteを個人的に使っていたが「どんな形式のファイルも取り込めるこの便利さを仕事にも活かしたい」と、日本語サポートがあんしんのドコモ経由でBusiness版にアップグレード。メンバー全員で情報共有できる機能が大きなメリットを生んでいる。「今まで個人個人で抱えていた仕事の内容を共有できるようになったことが最大の効果。担当者が不在でも問い合わせに対応でき、出張先でもタブレットで仕事が続けられる。次にすべきことを憶えておかなくても、Evernoteが代わりに記憶してくれているからあんしんです」と語るのは、同事務局の髙橋達哉氏だ。素速い対応と漏れのない情報伝達で、取引先や町役場からの評価は一段と高まり、事務局内のコミュニケーションも活発になった。「Evernoteに『なんでも共有掲示板』を作り、たがいの仕事の進捗状況や気づき、話のネタをアップしています。読むたびに面白いアイデアがどんどん湧いて、仕事がさらに楽しくなりました」と竹田氏は喜ぶ。

今後は会員旅館や他地域の観光協会ともEvernoteで情報を共有し、観光振興・地域活性化につなげていきたいと、夢はさらに大きく膨らんでいく。

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  • 導入事例内に表記している金額は、取材当時のものです。
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