米沢市議会様

導入事例:米沢市議会様

会議のペーパーレス化により
年間約10万枚の紙資料の削減と議会運営の効率化を実現

米沢市議会ではLTE対応のWindowsタブレット「YOGA BOOK」とペーパーレス文書共有システムの導入により、年間約130回行われる会議をペーパーレス化。紙資料の削減による森林資源の保護、印刷コストと配付コストの削減、会議進行の効率化、省スペース化などさまざまな効果を得ることができた。

業種 公共機関
エリア 東北
従業員数 1名〜50名

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導入内容

導入サービス・ソリューション

法人向けWindows製品

法人向けWindows製品

docomo LTEを内蔵した法人向けタブレット/パソコン/スマートフォンなどのWindows製品一覧

法人向けWindows製品

導入前・導入後の比較

導入効果
導入前の課題 導入後の成果
1 年間約130回開かれる会議では毎回、紙の資料を印刷して配付。膨大な紙の消費と印刷や綴じ込み作業などのコストがかかっていた。 1 LTE対応のWindowsタブレット「YOGA BOOK」とペーパーレス文書共有システムを導入し、年間約10万枚の紙資料の削減と印刷コストの削減に成功
2 会議資料は、事務局職員が議題の順番に並べて、1部ずつ出席者の机上に配置していた。 2 資料をデジタル化したことにより、紙資料をまとめたり、手で配付したりする必要がなくなり、職員の事務作業量を削減することができた
3 会議に必要な多くの資料を持ち運ばなければならなかった。 3 必要な資料をいつでもどこでも検索して閲覧できるため、会議にむけて準備しやすくなり、会議当日においての議論を深めることができた

お客さまの声

導入のきっかけ膨大な紙の消費とコストがかかっていた

議長 島軒 純一 氏 議会運営委員長 鳥海 隆太 氏 事務局長 高野 正雄 氏

米沢市議会では、3月、6月、9月、12月に開かれる定例会のほか、各委員会、協議会など、年間約130回の会議が開かれます。毎回、5~10ページ、またはそれ以上の会議資料を作成。会議当日は、作成された紙資料をあらかじめ議題の順番に並べ、1部ずつ出席者の机上に配置していました。資料に修正が加わった場合は訂正版を再印刷することも。年間を通すと膨大な紙の消費と印刷コスト、そして職員の労力がかかっていました。また、会議のたびに必要な資料を持ち運ばなければならず、議員の負担にもなっていました。

タブレットとペーパーレス会議システムを採用している、ほかの自治体の議会を視察した際に、ペーパーレス化により、紙の削減だけでなく、議会の活性化にもつながっていることを知り、当議会にも同様のシステムを導入する必要性を感じていました。

導入効果タブレットの導入により資料をデジタル化

タブレットの導入により資料をデジタル化

Lenovo社製のLTE対応のWindowsタブレット「YOGA BOOK」を購入し、議員と職員に貸与。ペーパーレス文書共有システム「SideBooksクラウド本棚」を介して、各会議の資料を全員が共有・閲覧できるようにしました。LTE回線を通じていつでもどこでも閲覧可能。会議の準備をしやすくなりました。会議当日は、それぞれのWindowsタブレットで資料を確認しながら進めます。過去の資料もすぐに取り出せるので、書類を持ち運ぶ必要がなくなりました。薄くて軽量のボディはノートパソコンのように自立させたり、机上に立てて使ったりと、さまざまに形状を変えられます。キーボードで文字を入力でき、資料に直接メモを書き込むこともできます。

この取組みにより、年間約10万枚の紙資料の削減に成功。森林資源の保護に寄与するとともに、印刷コストと職員の事務作業量を削減、会議進行の効率化などさまざまな効果を得られました。


お客さまプロフィール

別ウインドウが開きます米沢市議会様

上杉藩の城下町として栄え、歴史や文化、食、自然などたくさんの魅力が詰まった米沢市。市議会では24名の議員が闊達な議論を積み上げながら、政策提言などを行い、市民にわかりやすく開かれた議会を進めている。

導入システム

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営業担当者からのメッセージ

株式会社ドコモCS東北 山形支店 法人営業部 大嶋 英喜

株式会社ドコモCS東北 山形支店 法人営業部 大嶋 英喜

ドコモでは【ドコモと実現する地方創生】をキーワードに、各自治体に対してICTを活用したソリューションを提案しております。導入いただきました、Windowsタブレットとペーパーレス文書共有システムは、印刷コストの削減、会議運営にかかわる業務効率化など、お客さまの【働き方改革】につながるものと確信しております。今後も全面的にサポートしてまいりますので、ご愛顧を宜しくお願いいたします。

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