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2019年5月7日

会議の質を高めるために
アイデアを視覚化

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会議の質が上がると経営の質も上がる

昭和35年設立の有限会社大町自動車学校。 「運転とは楽しくあるべき」だという信念のもと、「ほめる教習」を心がけるとともに、事故を回避する危険予測力を向上する工夫も取入れている。 年間の入校者数は約600人で主要ターゲットは卒業を間近にした高校生。11月から3月は繁忙期となるが、それ以外の期間は入校者が少ない。 2018年に代表取締役に就任した鶴田英司さんはそういったビジネス環境に応じていない経営スタイルに危機感を持っていた。

「繁忙期にインストラクターの負担が大きくなるという問題もさることながら、これから少子化が進むとマーケットが縮小していくという深刻な問題もあります。 また、自動運転の技術が進歩すれば、自動車学校の運営にも影響するはずです。 今後10年は大丈夫だとしても20年後30年後はどうなるかわからない。今のうちに会社が生き延びていける道を探すことが私のミッションだと思っています」(鶴田さん)。

会議の質が上がると経営の質も上がる

佐賀県で最も歴史がある大町自動車学校は「ほめる講習」で好評を得ている。

鶴田さんは外資系のコンサルティング会社に10年以上の勤務経験があり、その時に培ったノウハウを活かし、業務プロセスの改善を進めることにした。

「これまでは会議の際、データにもとづいた議論を行っていなかったために、質の高い会議ができていませんでした。 会議の質を上げていくことは、経営の質を上げていくことにつながりますので、議論に関連したデータを活用して、会議の質を上げたいと考えました。 データを素早く画面に表示できるJamboardは英語版の頃から興味を持っていました。日本版が出るのを待って、すぐに導入しました。 書き心地が普通のホワイトボードと遜色がないので、とても使いやすいというのが最初に触ったときの実感です」(鶴田さん)。

会議の質が上がると経営の質も上がる

「Jamboard」導入後は、データにもとづいた議論を行っている。

「Jamboard」とは?

記入した文字のテキスト化や、絵のイラスト化等、最新のAIを搭載した電子ホワイトボードです。 作成した資料やWeb上の情報も画面に素早く表示できますので、創造性を高めます。また、スマートフォンやタブレットからも画面の編集が可能ですので、遠隔にいる人ともリアルタイムで共同編集ができます。 会議で使われたデータは常にクラウド上に保管され、会議のペーパーレス化とデータの共有を実現。情報の伝達を円滑にします。

データにもとづいた中身の濃い会議が実現

自らインストラクターも務める教習部長の橋口さんは、データが表示されることでどんな効果があるのかと疑問視していたが、実際に使ってみると大きな利便性があることに気づいた。

「幹部会議では、翌月の予定を立てる際、Jamboardの画面に先月の入校者数や稼働時間などを表示しています。そうしたデータを見ることによって、どうすれば業務をもっと効率的にできるか連想できます。想像以上でした」(橋口さん)。

会議で「Jamboard」を操作するのは、主に鶴田さん。準備したデータを「Google ドライブ™」に保存し、議論の進行に合わせて、必要なデータをすぐに貼り付ける。

「データをもとに議論して、ポイントとなる事柄や決定事項を書き込んでいきます。 アイデアが視覚化されるので発想がどんどん膨らみます。Jamboardの画面は会議が終わったあと議事録として保存します。 その際に活用しているのが手書き文字をテキストに変換してくれる機能です。 この機能に興味のある方が多いと思いますが、私は検索に使うキーワードだけを変換して、議事録を素早く検索できるようにしています」(鶴田さん)。

「Jamboard」の画面を議事録として保存できるのは、会議内容の記録という効用だけでなく、議論の活性化にもつながっているというのが営業企画課長の緒方さん。

「以前は、メモを取ることに気を取られることがありましたが、Jamboardを導入してからはメモ取りが不要になり、議論に集中できるようになりました。 それに、発言の時、手元のタブレットからもJamboardに書き込むことができるので、意見の要点を書いて記録に残せます。便利ですね」(緒方さん)。

データにもとづいた中身の濃い会議が実現

社員全員に支給されているタブレットからも「Jamboard」に書き込むことができる。

「Jamboard」の議事録を共有し、生産性が向上

鶴田さんは「Jamboard」の議事録をただ保存するだけでなく、「G Suite™」の社内ソーシャルネットワーク「Google+™」で社員全員と共有している。 会議での決定事項を共有することで、今後の目標設定だったり行動を考えたりでき、生産性の向上につながるという。

「Jamboard」の議事録を共有し、生産性が向上

大町自動車学校 鶴田さん

「考えをまとめたい時にもJamboardを使っています。頭に浮かんだアイデアをどんどん書き出して、膨らませたり変化させたりしています。 考えをブラッシュアップでき、ひじょうに有効です。将来的に思い描いているのは、業務提携をする会社にもJamboardがあり、会社対会社で質の高い議論をすることです。 導入される企業がますます増えていくことを期待しています」(鶴田さん)。

「Jamboard」により会議の質が上がり、社員のパフォーマンスも向上していると話す鶴田さん。 業務プロセスのさらなる改善に向けて、これからもいろいろなITを導入したいと笑顔を見せた。

※Jamboard、G Suite、および、Google+ は、Google LLC の商標です。

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