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2019年5月30日

ニーズにマッチしたクラウド型サービスで効率化

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機密性の高いデータを効率よく保存管理

長野県茅野市にある株式会社ちの技研は、さまざまな電子機器などに使用されるプリント配線板を作っている会社。工場4棟を併設する本社のほかに、東京と京都にも営業所を展開し、自由に曲げられるアルミ基板や高耐熱プリント配線板といった新技術にも積極的に取組んでいる。そのため、ちの技研の技術部や営業部が扱うデータなどには機密性が高い重要なデータが数多くあると代表取締役の横川さんは話す。

「お客さまから依頼されたプリント配線板の制作は設計からやっていますので、そこにはお客さまのノウハウが入っています。そうした情報はすべて管理部が一括して保存管理していました。ハードディスクに保存するという方法もありますが、災害に遭った場合、水没したら使えなくなりますので、安全面を考慮して、クラウドストレージに保存していました」(横川さん)。

IC集積回路やコンデンサなどの電子部品が回路で結ばれているプリント配線板。

IC集積回路やコンデンサなどの電子部品が回路で結ばれているプリント配線板。

ところが、以前利用していたクラウドストレージの容量は500GBしかなく、徐々に空き容量が少なくなり、容量を増やす必要があった。専務取締役で営業本部長の川俣さんは社内システムを統括するトップとして「Office 365」を導入し、機密性が高いデータなどを効率よく保存することにした。

「Office 365のサービスのなかにOneDrive for Businessというクラウドストレージがございまして、そちらを使いますと1つのライセンスでこれまでの倍の1TBが使えます。ランニングコストが安いので5ライセンスの契約をして、技術部や営業部などのメンバーに1TBずつ渡して、データ管理をしています。管理部が一括管理していた頃と比べると、手間が省け効率がよくなりました。安全性も高まっていると思います」(川俣さん)。

クラウドストレージ「OneDrive for Business」は出張先からも活用できると好評。

クラウドストレージ「OneDrive for Business」は出張先からも活用できると好評。

「Office 365」とは?

Word、Excel、PowerPointなどの最新のOffice製品や、最新のグループウェアをクラウド上で提供するサービスです。必要な時に、必要な場所から、パソコン・タブレットなどさまざまなデバイスで使えます。業務効率アップに役立つ「Office 365 Business Essentials」「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」の3プランがあり、お客さまのご要望に合わせてプランをお選びになれます。

ストレスのないクラウド型サービスで会議に集中

「Office 365」の導入でクラウドストレージの容量不足という課題は解決できたが、ちの技研には、もう1つの悩ましい課題があったと営業本部営業部の課長・矢島さんは話す。

「毎月1回行う幹部会議のために、東京と京都にある営業所からも本社に来てもらっていました。東京は往復5時間、京都は往復8時間近くかかりますので、効率が悪いということでWeb会議に変更しました。ところが、そのWeb会議の映像の動きが悪く音声も途切れがちで、聞き取りづらい状態でした」(矢島さん)。

上司のいうことがよく聞こえなくて何回も聞き直したり、社長の言葉が聞き取れず会議が終わった後で同僚に確認したりしていたという矢島さんだが、実はこの課題の解決にも「Office 365」の導入が貢献している。

「Office 365を導入することによって、クラウドストレージに充てていたランニングコストがこれまでの半分以下に収めることができました。その浮いた費用でクラウド型のWeb会議サービスsMeetingの費用もまかなえるということになり、同時に導入することができました」(矢島さん)。

「sMeeting」で幹部会議を実施したところ、参加者全員から使いやすいという声があがった。川俣さんも導入してよかったと喜んでいる。

「Web会議の映像がスムーズで音声も聞き取りやすいので、遠隔にいる相手が話していることもすぐわかります。聞き返すことがなくなり、ストレスなく会議に集中できます。会議時間も短くなったと思います」(川俣さん)。

ちの技研の本社では「sMeeting」をプロジェクターに接続して活用。

ちの技研の本社では「sMeeting」をプロジェクターに接続して活用。

「sMeeting」とは?

拠点間会議を効率的に実現し、ワークスタイル変革を推進する機能を豊富に備えたクラウド型Web会議サービスです。インターネット接続環境さえあれば、パソコンやスマートデバイスからいつでもどこでもセキュアに利用でき、映像・音声・資料を共有しながらのコミュニケーションが可能です。

活用範囲を広げ、業務をさらに効率化

「sMeeting」の導入は、ストレスのないWeb会議を実現しただけでなく、遠隔にいる相手とのコミュニケーションにも役立っていると矢島さんはいう。

「今までは会議の資料を事前にメールで送信をして、手元の端末で見てもらいながら資料の説明をしていました。遠隔で話していると資料のどの部分を説明しているのかわからないことが多く不便でした。sMeetingは資料を共有してWebの画面に出すことができますので、どこの部分を説明しているのかということがすぐわかり、とても便利です。もう以前の環境には戻れないと思っています」(矢島さん)。

ちの技研 代表取締役 横川さん

ちの技研 代表取締役 横川さん

さまざまな優れたシステムに接してきた横川さんも「sMeeting」の有意性を高く評価。活用範囲を広げていきたいという。

「本社と地方間を結んで社員教育に活用するというのも可能だと思います。そういうところで利用できれば出張の回数が減って、経費の節減と業務効率の向上につながると考えています」(横川さん)。

クラウド型サービスの利便性を実感したことで、ちの技研では「Office 365」の契約内容を広げ、営業員が外出先でもWordやExcelなどを使えるようにしたいと検討している。業務の効率化がさらに推進することだろう。

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