ビジネス ニュース

ビジネスに役立つ情報が満載!「コラム」「漫画で見る」コンテンツを公開中!

2019年10月15日

訪問看護の経費処理を自動化して業務負荷を軽減

  • 働き方改革
  • facebook
  • twitter
  • line

領収書の内容をデータ化し、経費精算が効率的に

広島市で介護事業や医療サービスを展開する株式会社あすか。訪問看護サービスが主力事業で、「住み慣れた家で療養したい」と希望する患者のために、医師の指示に基づいた援助を行う。病状の回復や痛みの緩和に向けてお手伝いをする重要な仕事だ。
あすかには、看護師や理学療法士など約40名の訪問看護スタッフがいる。市内3か所にある訪問看護ステーションのいずれかに所属しているが、その事務所にはあまり立ち寄らないという。なぜなら訪問看護スタッフは自宅から車を運転して、直接訪問先を回るからだ。訪問看護スタッフの負担を減らすために、代表取締役の菅さんがこの勤務形態を取入れた。

「訪問看護は、訪問先の都合に合わせ柔軟に対応しないといけない職業ですので、訪問時間も訪問先の希望が優先されます。とはいえ、訪問看護スタッフの負担を大きくしたくありません。子育て中の看護師などにも仕事と家庭を両立して、働き続けてもらいたいからです。そこで、あすかでは訪問看護スタッフ全員にタブレットを配布して、電子カルテの記入や業務報告書の作成ができるようにしました。それにより、事務所に立ち寄る回数が減り、訪問看護スタッフは時間を有効的に使えるようになりました。ですが、月末に行う経費の精算の際には事務所に来てもらう必要があり、訪問看護スタッフの負担になっていました」(菅さん)。

あすかでは、1か月間の活動で使った経費を経費申請書にまとめ、月末、事務所の担当者に提出するのが決まりだった。事務所に行く時間を割かないといけない上に、経費申請書を作成する負担も大きかったと作業療法士の春日さんはいう。

「訪問先は1日4~5件ありますので、駐車場代やガソリン代などの領収書がたくさんたまります。それに経費申請書は手書きでしたので、領収書1枚1枚の内容と金額を書き写し、合計金額を計算しなくてはなりませんでした。金額を誤記しないよう、計算を間違わないよう、何度も確認しながら作成するため、とても手間がかかっていました」(春日さん)。

訪問看護に向かう作業療法士の春日さん

訪問看護に向かう作業療法士の春日さん

月末の経費精算は訪問看護スタッフだけでなく、経理担当者の負担にもなっていたと事務処理センターの木原さんはいう。訪問看護スタッフ全員の経費申請書をチェックし、記載された経費を会計ソフトに入力する作業があるからだ。

「以前はその作業が手打ちでしたので1週間くらいかかっていました。それに、手書きの経費申請書にはときどき誤記や計算ミスなどがありましたので、その都度、申請者に差し戻しをしていました。そうするともっと時間がかかることもありました」(木原さん)。

そうした経費精算の負担を軽減するため、あすかは「マネーフォワードクラウド経費」を導入した。紙の領収書をタブレットで撮影すれば、その内容をOCR機能で読み取ってデータ化してくれる。そしてそのデータで経費申請書が簡単に作成できる便利なシステムだ。導入を決めた菅さんは、会計ソフトとCSVで連携できるという点に着目したという。

「事業所が多い当社では部門別会計になっているためオリジナルの科目コードを設定していますが、導入時にCSVの出力項目をオプションでカスタマイズしてもらったおかげで会計ソフトへのデータ取込みがスムーズです」(菅さん)。

「マネーフォワードクラウド経費」」はCSVで会計ソフトと連携。

「マネーフォワードクラウド経費」」はCSVで会計ソフトと連携。

マネーフォワードクラウド経費とは

マネーフォワードクラウド経費は、移動などの隙間時間で、簡単に経費申請や承認ができます。空いた時間は本来の業務に集中できるので、稼働を効率化し、生産性向上・働き方改革のお手伝いができます。

経理処理の工数が劇的に削減

訪問看護ステーションあすかに所属する作業療法士の春日さんは、「マネーフォワードクラウド経費」が導入され、経費申請書の作成がとても楽になったと喜んでいる。

「OCR機能で領収書を読み取るのは車のなかでもできるので、訪問看護の隙間時間に作成できるようになりました。経費の合計金額も自動で出してもらえるので助かっています。それに、経費申請書の提出はマネーフォワードクラウド経費の経費申請ボタンをタップするだけで済みます。おかげで、提出のためだけに事務所に行くことはなくなりました」(春日さん)。

訪問看護スタッフが登録した経費申請書のデータは、事務所の担当者が承認したあと、経理担当者の木原さんのもとに届く。経費申請書が紙からデータに変わったことで、人的ミスが減り、経理処理の工数も劇的に削減したという。

「あれほど大変だった作業がこんなに簡単にできるんだと驚いています。マネーフォワードクラウド経費には仕訳データを作成する機能があるので、そのデータをCSVに書き出して会計ソフトに取込んでいます。CSVに変換する時間と取込む時間を合わせて10分くらいでできるようになりました。マネーフォワードクラウド経費の導入で私が一番助かっていると思いますね」(木原さん)。

あすかグループ事務処理センター 木原さん

あすかグループ事務処理センター 木原さん

立替金の受取りを口座振込にして業務負荷を軽減

「マネーフォワードクラウド経費」が導入され、訪問看護スタッフは経費申請書を提出するためだけに事務所に行くことはなくなった。しかし、立替ていたお金を受取るには事務処理センターに行く必要がある。代表取締役の菅さんはその手間もなくしたいと考えているそうだ。

「事業所単位では、3年前から小口現金の受渡しを銀行の口座を使って行っています。訪問看護スタッフの経費精算についても、各人の口座に振込むスタイルにする時期に来たと思っています。マネーフォワードクラウド経費とAPI連携している銀行口座への振込にすれば、訪問看護スタッフの働き方改革がより進みますし、経理担当者の負担もさらに軽くすることができると考えています」(菅さん)。

株式会社あすか 代表取締役 菅さん

株式会社あすか 代表取締役 菅さん

「マネーフォワードクラウド経費」を活用し、勤務時間をさらに柔軟化しようと図っている菅さん。「こういうシステムがあるから働き続けることができる」という訪問看護スタッフからの声がモチベーションになっているそうだ。今後も高齢化が進み、訪問看護サービスの需要がさらに高まると予想されるなか、「マネーフォワードクラウド経費」は人材確保に大きな効果を発揮するだろう。

  • facebookfacebook
  • twittertwitter
  • line

お問い合わせ

メールでのお問い合わせ

お電話でのお問い合わせ

ドコモ・コーポレートインフォメーションセンター

0120-808-539

携帯電話・PHS OK

受付時間:平日午前9時~午後6時(土・日・祝日・年末年始を除く)

  • 海外からはご利用になれません。

このページのトップへ