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Evernoteを活用した3つの情報整理術

2019年6月28日

Evernoteを活用した3つの情報整理術

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みなさんは、日々の情報整理をどのように行っていますか?
情報整理をするための方法はさまざまありますが、自分にあったやり方を見つけるのは簡単な作業ではないですよね。
そこで今回は、情報整理術の一つとして、"デジタルノート"として世界中のユーザーに利用されているEvernote Businessの活用方法をご紹介したいと思います!

「Evernote Business」とは?

"デジタルノート"として、多くのビジネスマンに愛用されているサービスです。
Webページ、テキスト、画像、音声、文書ファイルなど多岐にわたる情報をアプリ上に記録することができます。
スマートフォンからパソコンまで、ありとあらゆる端末からアクセス可能なので、情報の整理整頓と検索を簡単に行うことができます。

タスク管理をEvernoteで

Evernoteを活用した情報整理術として、まずオススメしたいのが日々のタスク管理です。
仕事、プライベート、両方でやらなければいけないことが増えて、大切なタスクを見落としてしまった経験がある方も多いかと思います。
そんな時におすすめなのが、チェックリストを作ること。
1日のタスクをチェックリストにまとめ、スキマ時間に確認するようにすれば、抜け漏れがなくなります。
Evernote ではチェックボックスを使ったチェックリストが手軽に作成できるので、外出先で急な仕事が舞い込んできたとき、移動中にやらなければいけないタスクを思い出したとき、片手でいつでもどこでもタスクを確認、編集することができます。

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特におススメなのが、タスク完了にかかった時間も記録しておくことです。
慣れない仕事をするときは、つい作業時間を短めに見積もってしまいがちです。
一つひとつの仕事に、自分がどのくらい作業時間がかかっているのか記録をとることで、スケジュールの立て方も上手になりますし、自分の成長を振り返ることもできるので、とてもおススメです!

重要なメールをEvernoteに保存

Evernoteを活用した情報整理術として、二つ目にオススメしたいのが「重要なメールをEvernoteに保存すること」です。
Evernote には、「送信用メールアドレス」という便利な機能があることをご存じでしょうか?
Evernote Business をお使いの方であれば、「送信用メールアドレス」宛にメールを転送することで、送ったメールを自動的に「ノート」としてEvernote へ保存できるようになります。
たとえば、お客さまとの待ち合わせ場所、出張時の宿泊ホテルなど、外出先でも確認したい情報を Evernote に送れば、オフラインでも情報にアクセスできます。

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さらに使いやすくするテクニックとして、「@」や「#」などの記号をメールの「件名」の最後に追加することで、保存先のノートブックやタグを指定することができます。「@」はノートブック、「#」はタグ、「!」はリマインダーです。
たとえば、件名を「2019.04.03A社訪問議事メモ @3011_仕事」と設定すれば、送信したメールが自動的に「3011_仕事」のノートブックに保存されます。

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また、検索機能が優れているのが Evernote の大きな特徴。
送信用メールアドレス宛に送った情報は、Evernote の検索機能で見つけられるようになるので、キーワード検索をするだけで、必要な情報をすぐ見つけることができます。

スペースを使って、チームの情報共有を効率的に

最後にご紹介するのは、「スペース」を活用した情報整理術。「スペース」を使用することで、チームの掲示板として、Evernote 内に保存したノートをチームのメンバに瞬時に共有することができます。たとえば社内会議の議事録、お客さまとの打ち合わせメモなど、日ごろ Evernote に保存している情報を社内のメールに転送して、メンバに共有しようと思うと、実は結構時間がかかりますよね。日々の仕事で Evernote を活用している方であれば、自分のためのツールだけでなく、 チームメンバと一緒に Evernote を使うことで、情報をより効率的に管理できるようになります。

いかがでしたでしょうか?
仕事でもプライベートでも、新しい環境に飛び込むときは、しっかり準備をして、気持ちのよいスタートダッシュが切れたらうれしいですよね。

Evernote Business について、もっと詳しくしりたいかたはぜひこちらをご覧ください。

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