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社内のミーティングや会議を効率化するには?

2019年7月22日

社内のミーティングや会議を効率化するには?

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社内会議・ミーティングを効率化したい!

ドコモでは、法人のお客さまのさまざまな課題を解決するICTソリューションを提供しています。その営業活動を展開するなかで、お客さまの「こんなことが解決できないか?」「実は、こんなことがしたいんだけど」といった声をよく耳にします。

そうしたご要望を叶えたり、課題を解決したりする方法をご紹介するのが、この連載です。

今回は、社内会議・ミーティングにまつわる課題の解決策をご紹介します。まずは、ドコモ営業担当のもとに寄せられた、2つのお客さまのお悩みをお読みください。解決法を次ページにてご紹介します。

■お客さまからのご相談 1──

「毎週、本部で店舗のマネージャー会議を催しているが、うちの店舗は数店舗ながら、それぞれが離れた場所にある。そんななかで、毎週、店舗のマネージャーに集まってもらうというのも申し訳ないし、移動の時間もコストもかさむ。どうにかしたいのだが」。

■お客さまからのご相談 2──

「うちの営業部でも、在宅勤務の制度を取り入れることにした。これで、育児・子育て・在宅介護などでオフィスでの常勤が難しくなった人材も有効に活用できると社員たちは喜んでいる。ただ、時には顔を合わせたミーティングが必要な場面もある。いい方法はないだろうか」。

解決策をドコモから

社内の会議・ミーティングのあり方を、もっと効率的なものにしたいというお客さまの声をよく聞きます。これは、会議やミーティングへの参加に費やされる労力や時間、場所の制約を可能なかぎり減らしたいというご要望です。

たとえば、遠隔地で働く方々をオフィスに集めて会議を行おうとすると、そのたびに移動の時間/コストがかさみ、効率的とはいえません。一方で、オフィスにきてもらうのが難しい在宅勤務中の方にも、社内の会議やミーティングに参加してほしい場合があるはずです。

この問題の解決方法として、ドコモがご提案・ご提供しているソリューションは、「Web会議」システムの活用です。

たとえばマイクロソフト「Skype for Business」などのようなシステムを使うことで、会議の出席者がそれぞれ別の場所にいても、全員がひとつの会議室にいるような感覚でビデオ/音声を使った会議を催すことができます。会議へ参加するための端末には、スマートフォンやタブレット、パソコンなどが活用でき、チャットでの対話や会議資料、予定表の共有なども行えます。ちなみに、Skype for Businessの機能は、マイクロソフトのクラウド型グループウェア「Office 365」のWeb会議・チャットツール「Microsoft Teams」でも利用できます。

こうしたWeb会議システムを活用することで、たとえば、毎週の店舗マネージャー会議のために、離れた場所で働いているマネージャーをひとつの場所に召集しなくても済むようになります。結果として、会議のための移動の時間とコストが低減できます。

また、Web会議システムを使えば、在宅勤務中の方や社外のワーキングスペースで働いている方が社内のミーティングに参加することも、もちろん可能になります。これによって、テレワーク、ひいては働き方改革が推進しやすくなるでしょう。

ドコモでは、Skype for Businessをかねてからご提供しており、Skype for Businessと併せて、本サービスを活用するのに適した端末(スマートフォン/タブレット)や無線ネットワークの導入から運用までをサポートできます。また、Web会議に適したマイク一体型のスピーカーなども取扱っていますので、ドコモにご相談いただければ、お客さまのご要望にきめ細かく対応したWeb会議のソリューションをご提供することが可能です。

会議にまつわる課題が、ITで解決できるかもしれない──。そのように感じたら、一度、ドコモにご相談ください。お客さまの課題解決につながるソリューションを、ワンストップでご提供します。

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