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白書に見るクラウド会計・勤怠管理の効果

2019年9月4日

白書に見るクラウド会計・勤怠管理の効果

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深刻化する人手不足で注目される、間接業務のクラウド化

日本経済の回復基調は、2002年2月~2008年2月の景気拡張期を超え、戦後最長になった可能性があるとされています。中小企業白書では企業収益は2017年には過去最高水準となり、生産年齢人口が減少するなかでも就業者が増加するなど、所得・雇用面で経済の好循環が見られると分析しています。
一方で、中小企業にとっては人手不足、労働生産性の伸び悩み、後継者難などを背景に先行きの不透明感が懸念されています。

深刻化する人手不足で注目される、間接業務のクラウド化

そこで注目されるのは、中小企業のIT活用による労働生産性の向上です。中小企業白書では、中小企業のIT利活用の現状と課題を確認し、クラウド型サービスの活用による労働生産性の改善に着目しています。小規模企業白書でも、人手不足によって起こりがちな経営者への業務集中を、間接業務(財務・会計、在庫管理、給与管理・勤怠管理、受発注、顧客管理など)のIT化により軽減する重要性について分析しています。次項からはクラウド型サービスによる省力化の効果と、先進的なIT利活用を進める企業の事例をご紹介いたします。

1 参照:別ウインドウが開きます中小企業白書(2018年版)(中小企業庁)

1 参照:別ウインドウが開きます小規模企業白書(2018年版) (中小企業庁)

管理業務へのクラウド導入は業績アップにつながる

中小企業がIT化をためらう大きな理由であるコスト負担の課題に対し、クラウド型サービスの活用が有効であると考えられます。特に前述の間接業務(財務・会計、在庫管理、給与管理・勤怠管理、受発注、顧客管理など)をクラウド型サービスで行うのであれば、下記のようなメリットが享受できると述べられています。

管理業務へのクラウド導入は業績アップにつながる

1.サーバーなどの設備を自ら保有することが不要で、技術者の常駐も不要。
⇒ 導入が比較的容易。
2.初期導入コストが低い(月額数千円~、オンプレミス型※なら導入で数千万円)。
⇒ 導入に失敗してもリスクを抑えられる。
※サーバーなどの設備を自ら保有する方式のこと。
3.データ連携によっては、予約情報から売上データを生成でき、日々の決算が可能に。
⇒ 経営者に「経営を考える時間」が与えられる。
4.企業間連携のツールとしては、クラウド型サービスの方がやりやすい。

1.2.の設備投資や初期費用の問題は理解しやすいですが、3.のデータ連携とは何をさすのでしょうか。たとえば、
●給与計算の結果が、会計処理にも自動的に反映される(人事・労務と財務・会計の連携)。
●受発注の処理と在庫の変動が連動している(受発注と在庫管理の連携)。
●新規取引先を顧客管理データベースに登録すると、受発注システムからも利用できる(顧客管理と受発注の連携)。
などが挙げられます。こうして一度入力したデータを各方面で連携して活用することで、省力化はもちろん、経営の付加価値を上げ、生産性を高めることができます。こうしたデータの連携が多ければ多いほど、労働生産性も向上するという調査結果が白書のなかで示されています。

会計・勤怠管理クラウドで平均25%強の労務負荷低減も

中小企業白書では、間接業務のなかでも業種間を横断して発生する業務である「財務会計」「勤怠管理」へ焦点をあて、分析をしています。なかでも定量的な分析結果として、クラウド型の会計サービス、勤怠管理サービスの導入によってそれぞれ平均2.6割の業務時間削減効果があったと述べられていることは注目です。

図:クラウド会計の導入による月次処理の人日削減割合

図:クラウド会計の導入による月次処理の人日削減割合

図:クラウド勤怠管理の導入による月次処理の人日削減割合

図:クラウド勤怠管理の導入による月次処理の人日削減割合

また特にクラウド型会計サービスについてはインターネットバンキングとの連携も行いやすく、銀行の出入金を自動的に会計データに組み込むことができるため、入力の手間や間違いなども減らせ、省力化として非常に効果的であることも挙げられます。

図:インターネットバンキングとの機能連携有無と労働生産性

図:インターネットバンキングとの機能連携有無と労働生産性

こうした改善の結果として、会計クラウドの導入有無と経常利益には正の相関があることが小規模企業白書でも調査されています。

図:直近3年間の経常利益額の傾向(財務・会計業務におけるITの導入状況別)

図:直近3年間の経常利益額の傾向(財務・会計業務におけるITの導入状況別)

出典:別ウインドウが開きます中小企業白書(2018年版)(中小企業庁)

クラウド型サービスを導入した企業さまの事例

本項では白書に記載されている事例や、ドコモのお客さまの事例をご紹介いたします。

「クラウド会計の導入後、機能間連携を行うことで一層の業務効率化を実現している企業」の事例(東京・大田区にある介護事業者、従業員35名)

この事業者さまでは、顧客や従業員の増大に伴い、領収書や給与の事務処理が膨大になり、事務代行先の税理士や社会保険労務士での対応が困難になっていました。新たな事務代行先の開拓に迫られた頃、ちょうどクラウド型サービスに着目していたため、クラウド会計のアドバイザーを兼任する税理士を見つけ、クラウド型会計ソフトの導入を進めました。
その効果として、事務代行先が 2 か月かけていた事務処理を週 30 分程度の社内処理で対応できるようになり、リアルタイムで各種経営指標などを確認できるようになりました。結果的に年間約 50 万円以上の事務代行料が削減できました。
クラウド上で顧問の税理士や社労士とオンラインにつながることで、経営上の課題を日頃から共有できるようになり、各種経営管理指標や試算表をリアルタイムに確認しながら経営の相談が可能になりました。コストは、クラウド型サービスの利用料は会計と人事労務を合わせて月数千円程度、クラウド型サービス導入に係るコンサルティング費用は 30 万円とのことです。

3 参照:別ウインドウが開きます中小企業白書(2018年版) P246株式会社カラーズさま (中小企業庁)

「クラウド会計などを導入し、効率化することによって経営を見つめ直す余裕ができた小規模事業者さま」の事例(神奈川県にある個人経営のスポーツ用品店 4名)

この事業者さまでは、タブレット端末でレジ業務を行うPOSレジアプリの導入により、日々の売上確認などが容易になりました。さらなる効率化のために、クラウド型会計ソフトを導入し、クラウド上でPOSレジと連携。POSレジに商品の取引が入力されると、クラウド型会計ソフトにデータが自動送信され、月の収支に加算されます。紙で管理していた頃と業務効率には格段の差が生まれました。
また、クラウド型会計では経理業務を場所や時間を選ばずに行えるため、在宅作業が可能で、子育てと仕事の両立にも役立つとのこと。クラウド型会計によるリアルタイムの経営情報をもとに、仕入の要不要やチームごとの購入額の把握など、経理面からのアドバイスも可能になりました。
導入にかかったコストは、POSレジプレゼントキャンペーンに当選したことにより、初期導入費用は抑えられ、バーコードリーダー代約3万円、ランニングコストとして利用料年間約2万円。さらなるIT活用としてクレジットカード決済アプリも導入し、今後は在庫管理との連動について検討中とのことです。

4 参照:別ウインドウが開きます小規模企業白書(2018年版) P81イトウスポーツさま (中小企業庁)

「従業員の勤怠の見える化で適切な労働環境づくりを実現した小規模事業者さま」の事例(全国で靴の小売店を17店舗展開する企業)

この事業者さまでは、勤怠管理をタイムカードからタブレットを用いるクラウド型勤怠管理システムに替えたことで、従業員の勤怠状況を見える化。自動計算で給与ソフトとの連携もでき、大幅な作業時間の削減につながりました。
勤怠状況や売上との比較をリアルタイムに確認することができるので、随時適正な勤怠管理、適切なリソース配分を行うことが可能になりました。また、どこの店舗でも出退勤を打刻できるようになり、ヘルプ勤務時の未打刻もなくなりました。打刻ミスなどの管理も可能になりました。

5 参照:別ウインドウが開きます従業員の勤怠の見える化で適切な労働環境づくりを実現(村田全商社さま)

前述のように、クラウド型サービスであれば比較的コストを抑えてサービスの導入をすることが可能です。みなさまの職場でも今回ご紹介させていただいたような効果が実現できるかもしれません。これをきっかけに一度クラウド型サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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