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定型業務が80%削減の例も!総務・経理のRPA活用術

2020年1月10日

定型業務が80%削減の例も!総務・経理のRPA活用術

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RPAで自動化できる事務作業

パソコンでの事務作業を多く抱える総務・経理の業務。その作業を自動化するため、「RPA(Robotic Process Automation/ロボティック プロセス オートメーション)」と呼ばれる技術に注目が集まっています。

RPAで自動化できる事務作業

RPAとは、「デジタル レイバー」とも呼ばれる、人の代りにパソコンを操作してくれるソフトウェア型ロボットを作成することで、以下のような作業を自動化することができます。
■帳票などのデータの収集/集計/加工/転記作業
■表計算ソフトや文書ファイルから業務システムへのデータ入力
■Webサイトからの情報収集
■定型的な文書の作成、メール配信など

このような自動化の機能を活用することで、次のような作業手順を効率化・自動化することが可能になります。

■交通費精算申請書の点検作業
・経路・運賃検索サイトにアクセス
・該当経路の料金を入力
・申請書の内容と比較
・間違いがあれば担当者に確認の連絡
(上記手順を申請書の件数分繰り返す)

■請求書の内容を会計システムに入力
・間接材などの調達先から送られてくる請求書をダウンロード
・ダウンロードしたファイルを開く
・内容を一件ずつ会計システムに入力
(請求書の枚数分繰り返す)

これら以外にも、人事評価考課票や社員名簿、健康診断の日程の確認などの連絡は、個人情報を含むため、一括送信ができないメールであっても、宛先や添付ファイルを間違うことなく、自動的に処理してくれます。

では具体的に、RPAによる自動化で、どの程度の効率化効果が生まれるのでしょうか。上記の「交通費清算申請内容の妥当性点検」を題材に試算してみましょう。

RPAによる効率化効果を試算する

前述した「交通費清算申請内容の妥当性点検」とは、従業員から提出された申請内容(電車賃などの運賃)に誤りがないかどうかを一つ一つ点検することを指しています。この点検作業の今日における一般的な処理の流れをシステムで処理する際の手順に則って、もう少し具体的に記載します。

処理①:社員が記入した交通費清算申請シート(以下、申請シート)をパソコンで開く
処理②:申請シートに記載されている経路をもとに、インターネット上の経路・運賃検索サイトで運賃を調べる
処理③:サイトで調べた運賃と、申請シートの記載内容(運賃)とを見比べて、記載内容に誤りがないかをチェックする
処理④:上記、処理②③を申請シート内に記載されている運賃の件数分繰り返す。

RPAによる効率化効果を試算する

このうち、処理②③だけで2分程度の時間を要するはずです。

ここで仮に、従業員一人あたり、月平均5件の運賃経費(電車などを使った社用の移動)を発生させているとします。その場合、従業員一人あたりの申請チェックに10分の時間を要する計算になります。そして従業員数が30名の場合は300分(5時間)、50名ならば500分(8時間20分)の時間がかかることになります。

それに対し、RPAを使うことで、処理②~④をすべて自動化できます。そのため、従業員30名なら5時間分、50名ならおよそ1日の労働時間分の余裕が生まれる計算になります。

RPAによる妥当性の点検は、通常、申請シートに検索した運賃をコピーし、その運賃と申請内容とを照合することで行われます。
そのため、正しい運賃との照合の結果が、常に記録としてシートに残されますので、複数人分のシートを一挙にRPAにチェックさせた場合でも、運賃に間違いのある申請者をすぐに見つけられるはずです。また、運賃に間違いのあった申請者にメールで申請を差し戻し、再申請を促す作業も、工夫次第で自動化することが可能です。

さらに、繰り返すようですが、RPAは点検漏れやミスをすることはないので、点検後の再チェックの負荷も減らすことができ、業務の効率と品質をともに高められます。

このほか、請求書の内容を経理システムなどに登録(転記)する作業も手間がかかるうえに、ミスの点検にも時間がとられます。とりわけ、請求書が紙で送付されてくると、パソコンを使ってデータをコピーして貼り付ける操作が行えず、紙に書かれているデータを間違いのないように、システムに転記しなければなりません。

その作業を効率化する手段として、RPAと「OCR(光学文字読取装置)」の組み合わせがよく使われます。紙の請求書をスキャナで読込んで、OCRで請求書内の文字・数値を読取り、パソコン上で扱えるようにします。そのうえで、RPAでデータの転記を自動化するのです。ドコモのお客さまで「 別ウインドウが開きますWinActor®」というRPAを導入した、ある農業協同組合さまでは、OCRとRPAを組み合わせることで、手書きの注文書処理に要する時間を80%削減することに成功しています(*1)。

参考:事務作業の自動化が支える農業の未来(下関農業協同組合さま)

*1 参考:別ウインドウが開きます手書き注文書のシステム入力を「WinActor」で自動処理(下関農業協同組合様)

ここまで、RPA導入の効果を具体的に見てきました。
実際に自社で導入する場合は、他社の成功事例や失敗事例を参考に進めることが、導入への近道です。
また、ドコモではRPAの概要から導入や事例の紹介に関する 別ウインドウが開きますセミナーも、全国各地で無料で行っています。

また、RPAのなかでも、ドコモが提供する「WinActor ®」は、専門的なプログラミングの知識やスキルがなくても有効活用が可能です。
別ウインドウが開きます【コラム:純国産RPA「WinActor®」。その導入方法から使い方まで】にて、そのメリットや料金、導入事例などをご紹介しておりますので、ぜひご一読ください。

このように、人の代わりにソフトウェアロボットが定型業務を行ってくれるRPAは、少ないコストで圧倒的なメリットをもたらす可能性があります。
労働負荷にお困りの総務・経理担当者さまは、ぜひ一度ご検討してみてはいかがでしょう。

※WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。

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