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2020年1月23日

総務・経理の労務負担を下げる方法とは?

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総務・経理は会社の要、しかしその仕事は幅広く重圧

企業全体を人的・物理的に支える総務・経理の仕事は、とても広範囲にわたり、かつ重要なものになります。
たとえば、総務なら、固定電話やスマートフォン、パソコンなどのIT機器やオフィス用品・備品、人材派遣サービスなどの間接材の調達/管理から、代表電話対応、全社会議・イベントの企画・運営に至るまで、数多くの職務を背負っています。
経理の仕事も、売上・仕入・現預金の管理、給与や保険料・税金の計算、毎年の決算をこなし、ときには経営者にアドバイスまで求められることもあります。

また、専任のIT担当者がいない会社も多く、総務の方が各種業務システムの運用管理を担当されているケースもよくあります。

日々、これらの業務をこなすだけでもたいへんですが、近年では働き方改革関連法への対応も、総務の方にとって重要な課題となっています。
さらに従業員数が少ない企業では、総務・経理さらには人事もひとり、または数人で兼任している場合もあります。
こうした総務・経理の業務は会社運営の屋台骨を支える大切な仕事で、ミスや情報漏えいがないようにと、相応のプレッシャーを受ける作業も多くあります。

この状況を改善するためには、仕事の生産性を上げ、労務負荷を軽減することが急務といえるでしょう。
しかし、働き方改革が叫ばれる現在でも、多くの企業はこの課題を抱えたままだといわれています。その原因はどこにあるのでしょうか?

人材投資だけでは解決しない総務・経理の労務負荷

総務・経理の仕事はどのような点で、業務負荷が高いのでしょうか。

たとえば、毎月の給与計算があります。 紙のタイムカードで従業員の退勤を管理している場合、毎月の給与計算の時期がくるたびに、全従業員のタイムカードを収集したり、各人の労働時間を集計したりするのに多くの労力をかけているはずです。

ほかにも、従業員から提出された交通費清算申請書の内容を点検する業務では、インターネット上の経路・運賃検索サイトにアクセスして、申請書に書かれている運賃に誤りがないかどうかを点検する処理がよく行われます。 この処理を人手で行っている場合、従業員ひとりの申請内容を点検するだけでも、相当の手間と時間を要するはずです。
さらに、どちらの業務においても、正確性が求められるため、一通り作業が終わった後に、目視で確認する必要があります。

そのうえ、総務の方のなかには、働き方改革の進行状況を見える化するために、従業員の時間外労働時間や有給休暇取得状況などをまとめ上げ、経営層に対して月次のレポートとしてメール送付している方がいらっしゃるかもしれません。 加えて、毎月の残業時間から、働き過ぎの傾向の強い従業員を見つけ出し、改善依頼を当該従業員の上司にメールで送付している方もいらっしゃるでしょう。
上記のような付随業務も数多く発生します。

こういった労務負担を軽くするため、一般的には人手を増やすという方法がすぐに思いつきます。
しかし、人材不足・採用難が続く昨今では、募集をかけたからといって、すぐに総務・経理の即戦力を確保できるとはかぎりません。 また、前出のように経費精算や給与の締め日など、特定の時期に業務が集中することが多いため、労務負荷のピークに合わせてリソースを補充することが難しいという特徴もあります。

総務・経理の労務負荷を減らす方法とは?

それでは、どうやって総務・経理の労務負担を減らしていけばよいのでしょうか?
ここまで例示してきたとおり、多くの業務がパソコンを使った処理となります。ということは、ITで定型業務を徹底して効率化・自動化していくことがその一つの答えとなるはずです。

たとえば、交通費清算申請書の内容を点検する業務や、請求書の内容を会計システムに入力するといった作業は、基本的にはパソコン内の処理で完結しています。
ということは、これらをITで自動化できれば、総務・経理の労務負担軽減につなげられる可能性が高いでしょう。
また、人間ではなく、機械が処理をすることで、人為的ミスの発生確率も減らせるようにもなります。

しかし、自動化するといっても、かつては上記のような作業を自動化してくれる既製のITツールがなく、一から専用のプログラムを開発するなど、難度の高い取組みを行う必要がありました。 しかし昨今では、「RPA(Robotic Process Automation/ロボティック プロセス オートメーション)」と呼ばれる技術が登場し、これまで効率化・自動化が難しかったパソコン上の作業も、比較的簡単に効率化・自動化できるようになっています。
簡単にいえば、RPAとは、人がパソコンで処理しているさまざまな定型作業を自動化する仕組みなのです。

下記のコラムにて、このツールにより、「どんなことができるのか?」「具体的にどれほどの効果を得られるのか?」について、詳しく説明いたします。

別ウインドウが開きます【コラム:定型業務が80%削減の例も!総務・経理のRPA活用術】
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