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医療機関や教育機関は「SMS一斉送信サービス」で既存連絡網の問題点を改善

2020年2月27日

医療機関や教育機関は「SMS一斉送信サービス」で既存連絡網の問題点を改善

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医療機関における緊急連絡網の構築

宮城県で約500床の病床を有する病院は、2011年に東日本大震災が発生した際、職員の安否確認などの連絡に大変な苦労をしました。緊急時の連絡方法として電話による連絡網を作っていたのですが、うまく機能しなかったのです。電話はかけることができても、相手が出なければ安否確認はできませんし、必要な情報も伝えられません。

こうした経験から、非常時にも全職員が情報を共有し、最善の行動をとれるようにしなければならないと痛感。電話の連絡網に代わる手段をインターネットで探していたところ、NTTドコモの「SMS一斉連絡サービス」(*1)を見つけ、サービス内容や機能を検討した上で導入を決めました。

    (*1) 「SMS一斉連絡サービス」はMobile Innovation社の提供です。

この医療機関では、メールを活用した連絡網の整備も検討していたのですが、職員からメールアドレスの漏洩など情報セキュリティに対する不安の声が上がっていました。これに対し、SMSではメッセージ送信に必要なのは携帯の電話番号だけです。もともと職員の連絡先として病院側に登録・管理されているため、利用に対する心理的な抵抗が少ないことも導入を決めた理由の一つです。「SMS一斉連絡サービス」への電話番号の登録作業も、外部データ取り込み機能を使うことで簡単にできました。

夜勤の職員が利用する通用口のパスワードの安全な通知方法としても、SMS一斉連絡サービスを活用しています。パスワードは一定期間で変更されるのですが、これまで通知は書面で行っていたため、部外者の目に触れるリスクを払拭できませんでした。これに対してSMSならば、通知対象となる職員個人に確実にパスワード情報を届けられます。「SMS一斉連絡サービス」の導入で、セキュリティも向上したのです。

図 病院におけるSMS一斉連絡サービスの活用法

図 病院におけるSMS一斉連絡サービスの活用法

災害発生時における職員への緊急連絡のほか、夜間通用口のパスワード通知などセキィリティが重視される業務連絡にもSMS一斉連絡サービスを活用している

「SMS一斉連絡サービス」はクラウドで提供されているため、管理者はスマートフォンを使って自宅からでもSMSの一斉送信が可能です。今後は職域ごとにSMSの内容を分けた利用も検討しています。たとえば、突然の体調不良で交代要員が必要になった際に迅速な人員確保が可能になるなどの効果が、経営陣と職員の双方から期待されています。

医療機関における緊急連絡網の構築

2019年の台風19号や熊本地震、九州北部豪雨など、予測できない大規模な自然災害の発生が続いています。約90人の園児が在園している幼稚園では、こうした自然災害時の対応を憂慮。多くの子どもたちの命を預かる立場から、緊急事態の中でも、迅速かつ確実に保護者と連絡が取れる環境の準備を検討するようになりました。

従来は、保護者によるリレー方式の電話連絡網で必要な情報を伝えていましたが、多くの保護者に短時間で情報を伝えるのは非常に困難でした。早朝から始めた連絡網が、夕方頃になってやっと最後の保護者まで伝わるといったこともあったといいます。

そうした課題を解決し、緊急時に保護者とのスムーズな連絡を行うために導入したのが、「SMS一斉連絡サービス」でした。スマートフォンとフィーチャーフォンの両方で利用できることに加え、登録に必要なのは保護者の携帯電話番号のみという、最小限の個人情報だけで運用できる点を評価しました。

導入によってすべての保護者に正確な情報を一斉に伝えることが可能となり、緊急時における保護者への対応品質を高めることができました。また、例えば、保護者会の日程の配信、何月何日に園児にこの用具を持たせてくださいといった連絡や、さまざまなアンケートなどにも幅広く利用しています。緊急時以外の日常的な連絡手段としても、「SMS一斉連絡サービス」を役立てているのです。

保護者からは「子どもが休んだ日でも必要なお知らせが届くので便利」という声が寄せられるとともに、パソコンの操作が不慣れな職員からも「簡単に操作できるので助かる」と好評を得ています。

「SMS一斉連絡サービス」は災害発生時の安否確認など緊急時の対応だけでなく、日常の手軽な連絡手段としてもメリットを発揮。幼稚園と保護者の間のスムーズなコミュニケーション環境づくりに貢献しています。

災害時の安否確認はもちろん、その他にもアイデア次第で活用方法が広がるSMS一斉連絡サービス。1カ月の無料トライアルもありますので、気軽に使用感を確かめることができます。(*2)確実性の高い連絡手段として、SMSの利用を選択肢の一つとしてみてはいかがでしょうか。

    (*2) トライアルは最大100ID 200通まで無料になります。1カ月のほか、1週間のプランによる利用も可能です。
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