効用④　移動の時間・コスト・リスクを低減する

遠く離れた会議の場所に移動する労力・時間・コスト、そして移動中の事故などのリスクを低減できる──。こうした効果は、TV会議システムの利点としてかねてから注目されてきたものです。

もちろん、このTV会議の利点は、ビデオチャットあるいはWeb会議システムにも同様に当てはまります。実際、前述の建設会社では、「Skype for Business」の活用によって、従業員による会議参加の移動コストや移動時間、移動リスクを低減しています。（＊3を参照）

＊3　参考：お客さまの声 ライト工業さま「スマートフォンで現場がオフィスになる」

しかも前述したとおり、Web会議システム（とりわけ、クラウド型のWeb会議サービス）は初期導入費用やランニングコストが安価であり、従来型のTV会議システムに比べ、コスト効果がより大きくなる可能性も高いと言えます。

また「Skype for Business」では、対話する相手の在席状況の確認やテキストチャット、画面・ファイル・ホワイトボード共有など、ネットワーク上での会議やコミュニケーションを効率化する機能が充実しています。

図2：「Skype for Business」の機能イメージ

さらに「Skype for Business」ほか、さまざまなグループウェアがパッケージ化されたマイクロソフトのサービス「Microsoft 365（旧称Office 365）」を活用することで、多岐にわたるコミュニケーション手段を1つにまとめ、コミュニケーションシステムの保守・運用管理コストを低く抑えることが可能になります。実際、前述の建設会社では、これをドコモが法人化したサービス「ビジネスプラス Microsoft 365（旧称Office 365）」に一本化、相応のコスト効果を手にしています。

以上のとおり、映像を使ったコミュニケーションにはさまざまなメリットがあり、応用の幅も広いと言えます。また、クラウド型のWeb会議サービスであれば、Web会議用のソフトウェアを動作させるために特別なハードウェア環境を用意する必要はなく、手軽にビデオチャットがはじめられます。

社内あるいはお客さまとのコミュニケーションを、より円滑かつ効率的なものにする──。その実現に向けた手段として、ビデオチャットの活用を検討してみてはいかがでしょうか。