報告業務の効率化にGPSを役立てる

スマホやタブレットのGPSは、従業員の勤務状況を管理したり、報告業務を効率化したりすることにも応用できます。

本社オフィスから離れた場所で勤務する従業員が多くいる場合、それぞれの勤怠管理をどう行うかが課題になります。このようなときに、スマホやタブレットのGPSから、従業員の所在情報をリアルタイムに収集し、可視化できるシステムがあれば、それぞれが所定の場所で仕事をしていることを遠隔にある本社オフィスから適宜確認することが可能になります。

こうしたGPSの利点を活かして、自社が運営する30店舗のコインランドリーで働く清掃員の勤怠管理を効率化した会社があります（*2）。

*2 参考： 位置情報を活用、タブレット操作で店舗管理が簡単に（南興クリーンサービスさま）

この会社が清掃員の勤怠管理に活用しているのは、スマホやタブレットのGPSを使い、従業員の現在地を地図上で可視化する「cyzen LITE (GPS Punch! for DOCOMO)」（以下、cyzen LITE）です。その活用によって清掃員の勤怠管理にかかわる労務負荷を大きく低減させているのです。また、清掃員は従来、紙の勤務表に勤務時間を記録する必要がありましたが、タブレットの簡単な操作で勤務報告が行えるようになり、報告に関する手間がかからなくなったといいます。

これと同様に、外出先や出張中、あるいは在宅勤務中である場合、オフィスにあるタイムカードに打刻が行えず、あとからタイムカードや勤務表に勤務時間を手書きで記入したり、入力したりという手間がかかることがあります。そうした場合に、スマホで出退勤記録と位置情報をともに会社に送れるようなシステムがあると、外出先や自宅での勤怠報告がその場でできるようになり、かつ、自分が本当にその場で仕事をしていたことを、手間をかけずに証明することが可能になります。

そうした出退勤報告を可能にしたシステムの一つが、クラウド型の勤怠管理サービス「KING OF TIME」です。このサービスは従業員の報告業務と勤怠管理の業務をともに効率化するシステムとして、すでに多くの企業に導入されています。

GPSは、このほか、営業担当者による日報の作成・報告業務も効率化します。

たとえば、従業員の所在情報を関係者全員が共有できる前出のcyzen LITEのようなソリューションを使うことで、営業担当者は日々の働きを関係者に見える化して伝えることができます。つまり、ビジネスチャットを使った簡単な報告だけで営業報告が済むようになるのです。もう顧客回りの後に、日報のためだけに会社に戻ったり、そのせいで残業したりすることはなくなるはずです。

このほか、LANSCOPE クラウド版は、紛失したスマホ／タブレットの所在を管理者の画面で追跡することも可能です。しかも電源が切れる直前の位置情報まで自動取得してくれるので、発見もより確度が上がります。

いかがでしたか？　所在情報の可視化は、このように従業員の業務効率を高める可能性を広げてくれます。そのメリットを踏まえ、自社に適したGPS活用のあり方を検討されてみてはいかがでしょうか。