管理系の人手不足をITで補う

総務や人事、経理など、管理系の部門は、企業の“要（かなめ）”です。管理部門がやるべきことは多岐にわたり、かつ、それぞれの処理が少しのミスも許されないようなたいへんな仕事です。ゆえに、担当者にかかる負担は大きく、加えて近年では「人材難への対応」「働き方改革」など、経営上、非常に重要な課題の解決においても、管理部門の活躍が期待されています。

しかし、企業によっては、会計や総務、人事、勤怠管理といった、すべての管理業務に専任の担当者が配置されておらず、一人の担当者が何役もこなし、相応の労務負担を背負っていることがあります。そのような問題をITで解決する方策をいくつかご紹介いたします。

一つ目は勤怠管理をIT化することです。
多くの企業には、会計・人事／給与の業務を支援するソフトウェアがすでに導入されていることでしょう。しかし、給与計算のもととなる勤怠管理が、紙のタイムカードによって行われていることが多くあります。紙のタイムカードによる勤怠管理では、給与の締日にタイムカードを回収して、内容を点検し、手作業で集計するという手間のかかる作業を伴います。そこに勤怠管理システムを導入することでその作業工数を大幅に減らすことができるのです。

たとえば、クラウド型の勤怠管理システム「KING OF TIME」を使うと、社員による出退勤打刻にスマートフォンやタブレット、パソコンが使えるようになり、各自が打刻したデータをリアルタイムでクラウドに集めて自動的に集計できるようになります。これによって勤怠管理の手間を大きく減らし、管理担当者3人分に相当する労力の低減に成功した企業の例もあります（*1）。

*1 参考： 紙の勤怠管理表を手で受け取る管理負荷が劇的低減（甲府ビルサービスさま）

経費精算のクラウドサービスも管理部門の負荷軽減に役立つソリューションです。その一つに「マネーフォワードクラウド経費」があります。このサービスを使うことで、経費の申請と承認がオンラインで行えるようになり、管理部門は経費申請処理に多くの手間をかけずに済むようになります。

もう一つ、管理部門の人手不足を補てんするITソリューションとして大きく注目されているのが「RPA（ロボティック プロセス オートメーション：Robotic Process Automation）」です。

管理業務においては、特定の文書から、決められたデータを抜き出し、業務システムに入力したり、エクセルで集計したりといった作業がよく発生します。このような定型的で、同じことを何度も繰り返すような作業を「ソフトウェア型のロボット」に実行させ、人の労力を減らすというのが、RPAの考え方です。ロボットですから、人のように「入力ミス」や「転記ミス」を起こす心配はなく、24時間365日働き続けることも可能です。RPAをうまく活用すれば、とても頼りになるアシスタントを得るのと同じ効果が期待できるというわけです。ドコモでは、「WinActor」と呼ばれるRPAのソリューションを提供していますが、このソリューションはすでに数多くの企業に導入され、管理部門の負荷低減に役立てられています。