介護現場の事務処理負担を減らすには

ここからは、厚労省「訪問介護事業所のための事務効率化Q＆A（*2）」をもとに、介護現場の事務処理効率化のための、具体的な方法をご紹介します。

*2 参照： 訪問介護事業所のための事務効率化Q＆A（厚生労働省）

・サービス手順書などの書式を統一する
まずは、「アセスメント実施時に収集する項目や計画」、「サービス手順書（指示書）に盛り込む情報項目」などの各種書類について、書式を統一しましょう。また記述式の項目については、なるべくチェック形式に変えるなど、記入方法を簡素化し、スタッフの作業を減らすことも大切です。

・「訪問介護計画作成用ソフト」を活用する
訪問介護計画や指示書を手書きで作成している事業所がありますが、現場では、利用者の状態が変わり提供するサービスに変更が出れば、新たに計画や指示書を書き直す必要が出てきますし、そうなると大変な労力や時間がかかります。また、紙の書類を保管・共有するにはスペースが必要ですし、整理する手間もコストもかかります。こういった書類についてはデジタル化を進め、「訪問介護事業者向け汎用ソフトウェア」の導入を検討するとよいでしょう。

・シフト管理を自動化する
シフト管理を効率的に行うには、サービス提供責任者と各ヘルパーが、常に最新の情報を共有できる仕組みを作ることが大切です。そのために有効なのが、スマートフォンやパソコンで、シフト管理を自動化できるICTの活用です。たとえばICTシステムを使って、各ヘルパーのスマートフォンや携帯電話に、最新のシフト状況を一括配信することで、ヘルパー同士がスケジュール調整するような手間を大幅に省けます。

・勤怠管理を効率化する
ICTを活用すれば、職員の勤怠管理も効率化できます。利用者との信頼関係を壊すことになる訪問忘れや遅刻を防ぐうえで、訪問開始前のヘルパーへの「事前通知」は欠かせません。この「事前通知」をパソコンによって自動化すれば、事業者の負担は大きく軽減できます。スマートフォンの専用アプリを使えば、ヘルパーによる「開始・終了時刻の即時報告」も可能。GPS機能でその連絡がどこから送られているかも管理できます。

・直行直帰型の介護スタイルにする
直行直帰型の働き方が実現できれば、ヘルパーの負担が減ります。そのためにはICTによって、遠隔地からでも勤怠管理、介護記録や報告書の作成ができるような環境を整えましょう。そうすれば、サービスの質は落とさずにすみます。そのうえで、困ったときや緊急事態が生じたときのためのフリーダイヤルを設けたりすれば、ヘルパーが孤立せずに質の高いサービスを提供できる仕組みが作れます。

・介護スタッフによる介護記録や報告書作成の効率化
介護記録や報告書は、重複や漏れがなく記入できる書式に整えます。記述形式をチェック形式に変更すれば、書く作業を省力化できるだけでなく、予定されたサービスを適切に行えたかどうかの確認も明確になります。ICTを導入し、スマートフォンやタブレットを貸与すれば、介護スタッフは、直行直帰型でなかったとしても、いつでもどこでも介護記録や報告書を作成できるようになり、さらに負担は減ります。

・事務スタッフによる介護記録／報告のシステム化
現場のヘルパーがスマートフォンやタブレットで介護記録の作成から、報告、他職種スタッフとの共有、訪問実績の確定まで行うことができるように環境を整えれば、サービス提供責任者や事務スタッフの作業負担は大幅に軽減できます。さらにデータを連動させることで、報酬請求の事務処理を効率化したり、勤怠管理に役立てたりすることもできます。

・ICTによる「介護記録」の整理・保管の効率化
ICTを活用してペーパーレス化を進めれば、書類の保管や整理に費やす手間やコストを減らせます。検索機能も活用できるので、必要な情報を探す手間や時間も大幅に少なくなります。