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チーム内での情報共有を効率化するには?

2019年5月24日

チーム内での情報共有を効率化するには?

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情報共有の効率化には何が必要?

ドコモでは、法人のお客さまのさまざまな課題を解決するICTソリューションをご提供しています。

その営業活動を展開するなかで、お客さまの「こんなことが解決できないか?」「実は、こんなことがしたいんだけど」といったお声をよく耳にします。

そうしたご要望を叶えたり、課題を解決したりする方法をご紹介するのが、この連載です。

今回は、「社員の情報共有やスケジュール共有をもっと楽にしたい」という課題の解決策をご紹介します。まずは、ドコモ営業担当のもとに寄せられた、お客さまのお悩みからご覧ください。次節で、その解決法をご紹介します。

■お客さまからのご相談──

「昨今の働き方改革の流れもあって、営業部の社員たちに、営業効率を上げるアイデアを募ったところ、こんな声が寄せられた」。

―― お客さまへの提案資料を作成するときに、ほかの人が作成した提案資料をもらって参考にすることがよくあります。一方で、ほかの人がどんな提案資料をもっているのかがわからないので、実は類似の提案資料があるにも関わらず、提案資料を一から作成してしまい、提案のスピードが遅くなったり、非効率な活動になっていることもあります。であれば、最初から全員が作成した提案資料を共有化しておけば、誰もが必要なときにいつでもフォーマットとして使えるようになり、全員の業務効率が上がるような気がします。

―― 部員全員のスケジュールが、いつでも、どこからも確認できると助かります。そうすれば、部内でミーティング日時を調整するのに手間取ることもなくなりますし、お客さまと関係者とのミーティング日時を、どこにいてもすぐに設定できます。スケジュール調整にとられる時間は意外と多いように思うので、それを改善するだけでも営業の効率は上げられるのではないでしょうか。

「こうした声を聞いて、“なるほど、確かにそうだ”とは思ったが、彼らのアイデアの実現方法がわからない。何をどんなふうに使うと、社員のスケジュールや資料を共有して、いつでも確認できるようになるのだろうか」。

解決策をドコモから

社内や部署内での情報共有やスケジュール共有を実現する方法は、さまざまにあります。そのなかから、お客さまの課題をひとつのツールで、一挙に解決してしまう方法をご紹介しましょう。

その方法は、「グループウェア」を使うというものです。グループウェアとは、部門や部署、課など、ともに働くグループの共同作業を支援するツールの総称です。メール機能に加えて、社員同士のメッセージのやりとりをスピードアップする「チャットツール」、予定表共有のためのカレンダー機能、ファイル管理/共有の機能など、さまざまな機能から構成されています。

そうしたグループウェアの今日の主流といえるのが、クラウド型のソリューション(以下、クラウドグループウェア)です。

クラウドグループウェアは、使用するために特別な機器を社内に導入する必要がない上に、インターネットに接続できる場所であれば、どこからでも、パソコンやスマートフォン、タブレットでアクセスできるというメリットがあります。

ですから、営業担当の方が、お客さま先でほかの部員のスケジュールを確認するのもかんたんですし、外出先で共有ファイルのなかから、自分の使いたい資料を取出して、顧客へのプレゼンテーションに使用したり、編集/加工などの作業を進めたりすることもできます。また、クラウドグループウェアのなかには、Web会議の機能を提供しているものもあります。この機能を使えば、社外にいる営業担当の方が、ビデオや音声を通じて社内にいるメンバーとミーティングを行うのもかんたんです。

ドコモでは、こうしたクラウドグループウェアとしてマイクロソフトの「Office 365」やグーグル(Google)の「G Suite」などを提供しています。

Office 365は、企業に広く普及しているオフィスアプリケーション「Microsoft Office」と、Web会議、チャット、メール、スケジュール共有、文書管理/共有、社内SNS、クラウドストレージなどの機能を統合化したソリューションです(図1)。

図1:Office 365のツール構成

総務部門の労務負担を軽減するには?

一方のG Suiteは、表計算ソフトなどのオフィスアプリケーションの機能に加えて、メールやチャット、ファイル共有、Web会議、スケジュール(カレンダー)共有、ファイルストレージといった機能を提供しています。

図2:G Suiteのツール構成

総務部門の労務負担を軽減するには?

・G Suite Basic: 大容量メール、ファイルストレージ、カレンダー、Web会議、チャット、表計算ソフトなどをクラウドで提供
・G Suite Business: G Suite Basicの機能に加えて、無制限ストレージや監査/管理機能を提供

ドコモでは、お客さまのご要望や課題に応じて、これらのクラウドグループウェアと、その活用に適したスマートフォン/タブレット、そしてネットワークサービスを一括してご提案・ご提供しています。また、導入後のサポートもご提供できます。さらに、G Suiteについては、お客さまごとのカスタマイズのご要望にも対応し、より便利に、あんしんしてご利用になれるような機能拡張のソリューションがご提供可能です。

情報共有やスケジュール共有など、グループの生産性を高めるツールが必要と感じた際には、まずはドコモにお声がけください。

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