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総務部門の労務負担を軽減するには?

2019年5月7日

総務部門の労務負担を軽減するには?

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働き方改革の牽引役が最も働き過ぎ!?

ドコモでは、法人のお客さまのさまざまな課題を解決するICTソリューションをご提供しています。

その営業活動を展開するなかで、お客さまの「こんなことが解決できないか?」「実は、こんなことがしたいんだけど」といったお声をよく耳にします。

そうしたご要望を叶えたり、課題を解決したりする方法をご紹介するのが、この連載です。

今回は、「総務部門の管理業務を楽にしたい」という課題への解決法をご紹介します。まずは、ドコモ営業担当のもとに寄せられた、お客さまのお悩みからご覧いただきます。次節で、その解決法をご紹介します。

■お客さまからのご相談──

「総務部門の人数が少なく、ひとりが人事・給与、勤怠管理の責任を背負っていて、働き過ぎや心労が心配でならない。人を補充して早急に負担を軽減したいが、人手不足の昨今では募集をかけても、すぐにいい人材が採用できる保証はなく、ほかにも手だてを講じたい。

総務部門を見ていると、たいへんそうなのは月末の給与計算の時期。この時期になると、給与の締日から1週間ぐらいは働き詰めで、給与計算以外の仕事には、ほとんど手がつけられない状況のよう。

これから働き方改革で、総務部門にはもっともっと活躍してもらいたいのに、現状をなんとかしないと、一向に改革が進まない。それどころか、社員の働きすぎを是正する立場にある当人たちが、働きすぎでまいってしまう。とにかくなんとかしたい」。

解決策をドコモから

総務部門はやるべき業務が多く、どの業務も少しのミスも許されないような大変なお仕事です。とりわけ、勤怠管理・給与計算など、従業員のお金にかかわる部分の業務は、計算ミスがないように細心の注意を払わなければならず、精神的な疲労も相当ではないでしょうか。

ということで、この勤怠管理・給与計算を巡る総務部門の労務負担を大きく引き下げる方法からご紹介します。それは勤怠管理クラウド「KING OF TIME」を導入するというソリューションです。

KING OF TIMEでは、紙のタイムカードではなく、スマートフォンやタブレット、あるいはパソコンを出退勤打刻用の端末として使います。社員が打刻した出退勤時間の記録は、打刻された時点でクラウド上にあるKING OF TIMEのシステムに送られて、自動で集計されていきます。

総務部門の労務負担を軽減するには?

これにより、たとえば、総務部門の担当者が、給与の締日にタイムカードや出勤簿を回収して、打刻/記入された内容に漏れやミス、誤りや矛盾がないかを点検し、勤務時間を手作業で集計していくといった手間がかからなくなります。加えて、毎日、その日の従業員の出退勤記録が自席のパソコンや手持ちのスマートフォンなどから確認できますので、打刻漏れやミスに対する修正を都度かけられるほか、働きすぎの社員をすぐに見つけて注意を促すことも容易になります。KING OF TIMEはすでに多くの企業に導入され、総務部門の総務負担の低減に役立てられています。

社員による経費申請の処理も、総務部門の負担になっている場合がありますが、これもクラウドソリューションで解決できます。

たとえば、「マネーフォワードクラウド経費」を使うと、経費申請者はスマートフォンで撮影した領収書などを使い、スマートフォンで経費申請が行えるようになり、申請承認もスマートフォンで行えます。そして、承認された経費のデータは、総務部門が使っている会計ソフトなどに自動で登録されるようにでき、経費の管理を効率化できるのです。

一方、総務部門には、社員からの問合せに対応したり、全社員に会社からのお知らせを通知して、その周知を徹底したりする責任も背負っています。このような業務を効率化する一手がビジネス用途に特化したチャットツールを使うことです。

ビジネス用途のチャットツールは、メールよりも社内のメッセージ交換を速やかに行える上に、社員全員にお知らせをいっせいに送ったときに、既読/未読の状況確認がかんたんに行えるものもあります。この機能によって、社員全員に漏らさず、確実に伝えたい情報の周知を徹底する業務が効率化されます。また、災害時に社員の安否を確認するための手段としても有効です。

ドコモでは、パートナー企業と連携して、「Linkit」「WowTalk for ビジネスプラス」「LINE WORKS」など、多彩なビジネス用途のチャットツールをご提供しています。

そして、これらのツールをご提案・ご提供する上でも、前出のマネーフォワードクラウド経費やKING OF TIMEといったツールを提供するにあたっても、ドコモでは、お客さまのご要望やICT環境、業務の内容を把握した上で、ニーズに合ったスマートフォンやタブレット、無線ネットワークなども一括してご提案・ご提供することができます。

総務部門の働き方改革を実現するICTソリューションをお求めの際には、ドコモにご相談ください。

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