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スマートフォンの内線機能。使い勝手は固定電話内線とどう違うのか

2020年7月8日

スマートフォンの内線機能。使い勝手は固定電話内線とどう違うのか

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現在はスマートフォンの普及に伴い、スマホを内線化して利用するサービスも登場しています。導入や切り替えによりどのようなメリット・デメリットがあるのかをご紹介します。


1. 令和になってもビジネスから音声通話はなくならない

社内のコミュニケーションは、時代やICT環境の変化で様変わりしています。昭和の時代のオフィスには、固定の内線電話機がデスクの中心的な存在で、電話の呼び出し音や通話の声が飛び交っていました。時が流れ、現在ではパソコンやスマートフォンがコミュニケーションのツールとしても大きな位置を占めるようになっています。社内コミュニケーションを見ても、内線電話のほかにメールやグループウェア、さらにはビジネスチャットを利用した文字のリアルタイムコミュニケーションが実現するなど、多様なコミュニケーションツールが使われています。

多様化する社内コミュニケーションの中で、唯一無二の存在だった「音声通話」ですが、昔と比べると相対的な地位が下がっているようにも感じられます。パソコンとずっと向き合う技術者間のコミュニケーションなどは、正確な情報が伝わるビジネスチャットが適しているでしょう。一方で、外回りの営業担当者とオフィスのサポートスタッフの連絡、商品やサービスのコールセンターなど、音声通話が強みを生かせるケースも少なくありません。相手とリアルタイムに連絡したり、声のトーンも含めて意志や意図を伝えたりするには、人と人が声でコミュニケーションをする音声通話に普遍的な価値があります。

社内コミュニケーションの手段が音声通話であっても、時代やICT環境の変化に伴って仕組みやツールには変化が起きています。実際に、デスクの上にある固定の内線電話機を使う機会が減っている人も多いのではないでしょうか。もしかすると、利用頻度や業務内容を見直してツールを入れ替えることで、コスト削減や業務効率化につながるかもしれません。

2.安心の内線電話機、どこでも電話できるスマートフォン

社内コミュニケーションのツールとしての内線電話について、ここでは二つのパターンで特徴を見ていきたいと思います。(1)従来型の内線電話、(2)スマートフォンの内線化サービスを使用した場合です。

図:従来型内線電話、スマートフォンの内線機能の比較

図:従来型内線電話、スマートフォンの内線機能の比較

従来型内線電話、スマートフォンの内線機能を使用した場合のそれぞれにメリット・デメリットがある。現場での業務の実状や導入コスト、運用コスト、情報セキュリティ対策を比較検討した上で選択したい

従来型の内線電話は、多くの企業ですでにインフラが整っていて、信頼性の高い運用ができます。ビジネスパーソンにとって使い慣れたツールであり、教育やトレーニングの必要もありませんでした。しかし、従業員のデスクに1台ずつの内線電話機を配置する形態では内線電話機の数も多く、電話機を収容するPBX(構内交換機)も大規模な設備が必要です。その分、更改コスト、運用保守コストなどもかかります。従業員同士のコミュニケーションにもスマホが使われ、内線電話の役割が「外線電話の窓口」くらいに限られている可能性もあります。さらに、今後は固定電話を使ったことのないデジタルネイティブ世代が増えてくることで、逆に固定電話の方が教育やトレーニングにコストがかかるようになることも予想されます。

スマホの内線化サービスを導入するケースはどうでしょうか。社用スマホを一斉に導入する場合、本体の購入費用など初期導入コストがかかります。従業員にとっても、私物と社用の二台のスマホを持つことになる可能性が高く、利便性にも少し難があるでしょう。一方でメリットも多くあります。ドコモの「オフィスリンク」を例にすると、まずドコモのネットワークエリア内ならば外出先でも内線番号で呼び出して通話できる利便性です。通話エリアの拡大や音声品質の向上についても、ユーザーのニーズを拾い上げる「エリア品質担当」という組織を設けて取り組みを進めています。

また、オフィスリンクを利用し、スマホに内線通話機能を追加すればオフィスリンクの通話は、サービス利用料のみでまかなえます。貸与するスマホは一括した運用管理が可能で、情報セキュリティ対策を施して渡せることもメリットです。保留や転送などの内線電話の機能を備えるほか、アプリを利用した業務効率化も同時に実現できます。

例えば「オフィスリンク」では、「オフィスリンク+」(*2)というクラウド型の電話帳サービスが提供されています。連絡先をクラウドで一元管理できるため、社内の連絡先を最新の情報に保ちながら、情報漏えいリスクの軽減にも役立ちます。デスクの内線電話機も不要になり、従来型の内線電話システムの大幅な規模縮小でICTコストの削減にもつながる場合もあるでしょう。

(*2) 「別ウインドウが開きますオフィスリンク+」は別途ご契約が必要なサービスです。

社内コミュニケーションのツールには、それぞれのメリット・デメリットがあります。減価償却によるPBXなど内線電話システムの更改タイミングも勘案しつつ、それぞれのツールのメリットを生かした今後の社内コミュニケーションの姿をデザインしてみてはいかがでしょうか。

次のコラムでは、実際に「オフィスリンク」を導入し、さまざまなメリットを手にしたお客さまの事例をご紹介いたします。ぜひ、ご覧ください。

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