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コスト削減と業務効率化は“内線のスマホ化”で実現できる

2020年7月8日

コスト削減と業務効率化は“内線のスマホ化”で実現できる

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業務用にスマホを貸与する企業が増えていますが、そのスマホに内線の機能を加えるサービスも登場しています。内線化サービスにはどのような利点があるのでしょうか。


1. 業務用のスマホを内線化して利用するととどうなる?

現代ではメールやチャットといったツール・アプリでの連絡が一般的になりました。しかしビジネスシーンにおいては、今でも音声通話が大切なコミュニケーション手段の一つです。オフィスのデスクに備え付けの内線電話機だけでなく、最近のビジネスパーソンはスマホを併用することも多いでしょう。業務用に会社からスマホを貸与され、社内外のコミュニケーションに使うケースも増えています。また近年は、スマホの所持が一般的で、デジタルネイティブ世代の若手社員は初めて持った携帯電話がスマホだったということも多いようです。

業務用のスマホを利用するようになると、通話とメール確認といったフィーチャーフォン時代からのコミュニケーションだけでなく、ビジネスチャットなどの新しいコミュニケーションから業務アプリの利用まで多様な使い勝手が広がります。そうした新しい使い方の一つとして、「スマートフォンの内線化サービス」があります。代表的なものに、ドコモの「オフィスリンク」などがあり、こうしたサービスを活用することで手元のスマホが、場所を問わずに内線電話として使えるようになるのです。

一方で、従来型の内線電話の必要性もなくなってはいません。従業員にスマホを貸与していれば個人間の連絡は問題ないでしょう。しかし、名刺やWebサイトには会社や部署の代表番号を記載する必要がありますから、従来型の内線電話機を完全になくしてしまうわけにもいきません。外回りの営業担当者が多い企業などでは、スマホを貸与しながらデスクの内線電話機もなくせないという、二重のコストが発生している場合も考えられます。コスト削減と業務効率化を考えたとき、従来型の内線電話をこれからも使い続けるのか、会社から貸与しているスマホを活用した内線化サービスに切り替えるのか、考えてみる必要があるでしょう。

スマホ内線化が、なぜコストと業務効率にメリットをもたらすのか

従来型の内線電話を使い続ける場合と、会社貸与のスマホに内線化サービスを加えて利用する場合を比較していきましょう。ここではドコモの内線化サービス「オフィスリンク」を例に、スマホの内線化サービスのメリットを検証していきます。

図:内線スマホ導入によるコストメリット

図:内線スマホ導入によるコストメリット

オフィスリンクでは、企業や組織が内線用として利用しているPBX(構内交換機)と呼ばれる機器とドコモの通信ネットワークをつなぎ、スマホを内線の電話機としても使えるようにします。既存の内線電話機と内線化したスマホ、内線化したスマホ同士の内線通話はいままでどおり内線番号を押すだけです。また、内線スマホはドコモの通信エリア内であれば、社内外を問わずに内線通話ができます。取引先などから担当者あての電話が部署の代表番号宛にあった場合も、外出中の担当者宛に、折り返しすることなく、内線電話として転送することができます。

オフィスリンクによるスマホの内線利用にはコスト面でもメリットがあります。その一つは、内線電話機とPBXの費用削減です。内線スマホを主に利用することで、これまで個人ごとに配備していた内線電話機が部署やデスクの島ごとに1台のように、大幅に減らした運用が可能な場合があります。すでにスマホを貸与している企業であれば、スマホへの切り替えコストは発生しないため、内線電話機を減らすとともに、更改のタイミングでPBXを小型のものに置き換えれば、大幅なコスト削減が見込めます。スマホを貸与していない場合でも、導入・維持費用はかかりますが、内線電話機の減少とPBXの小型化で長期的にはコストメリットが得られるでしょう。内線電話機やPBXの保守、修理、組織変更や異動に伴う内線の設定変更などの費用も考えると、既存の内線電話機をスマホに置き換えることのメリットは一層大きくなります。

もう一つは通話料金も削減です。オフィスリンクの場合、内線スマホは全国どこにいても定額で内線通話が可能です。顧客など外部との通話も、会社番号からの発信(PBX経由での発信)を利用することにより、携帯電話の料金ではなく、通常の外線通話とオフィスリンクの定額費用の料金の合計になるため、低く抑えることができます。

また、通話料金などとは全く別のコストメリットも見込むことができます。それはデジタルネイティブ世代への教育コストです。スマホの普及率が上がり、固定電話の契約数が微減傾向にあるなか、スマホが当たり前で固定電話の使い方を知らない新入社員が入社してくる、こうした状況はすぐに訪れるはずです。その場合、内線電話の使い方を教育するという、従来は考えられなかったコストが発生する可能性があります。一方、誰もが使い慣れたスマホを内線として使えるようになれば、教育コストは最小限に抑えることができるでしょう。

スマホの内線利用機能は、業務効率化にも寄与します。全国どこでも内線として使えるため、電話の取り次ぎ負担が減らせます。顧客や取引先からの連絡に対して、担当者が外出していても取り次ぐことができますし、スマホの電話番号に直接連絡してもらうことで、取り次ぎそのものも不要になります。もしドコモのスマホを従業員に貸与している場合、その料金とオフィスリンクの利用料を一本化できることは総務・経理部門の業務効率化につながるでしょう。

使い慣れたデスクの内線電話と貸与によるスマホの併用で、これまで通りの働き方やコミュニケーションの仕方には安心感もあります。とはいえ、ビジネスにスピード感が要求される昨今だからこそ、コミュニケーションを効率化してその上でコストメリットも見込めるオフィスリンクのような内線スマホはビジネスの大きな味方になり得ます。PBXの更改などのタイミングをきっかけに検討してみるのはいかがでしょうか。

下記のコラムでは、実際にオフィスリンクを導入し、成果を手にしたお客さまの事例を紹介しております。ぜひ、ご覧ください。

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