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面倒で非効率な勤怠管理は、“クラウド勤怠管理”で劇的に改善

2020年9月8日

面倒で非効率な勤怠管理は、“クラウド勤怠管理”で劇的に改善

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都の調査によると、6割強の企業は手動で労働時間を管理しています。こうしたやり方はミスを招き、非効率な作業も発生します。本記事では、非効率な勤怠管理への対策を考えていきます。


1.タイムカードやExcelの勤怠管理はここが不便

人材の採用や活用など、組織作りには欠かせないのが人事担当者です。そんな人事担当者の負荷が一気に高まるのが、月末から月初にかけての時期。Excelやタイムカードに入力された各社員の勤務時間を確認・集計し、残業代を含めた給与額を正確に計算しなければなりません。この作業に非常に時間がかかるため、「毎月1週間は、夜遅くまでの残業が必須」という人事担当者も多くいます。なぜなら、勤怠管理の手段が昔とほとんど変わっていないからです。

2017年3月に東京都産業労働局が発表した「労働時間管理に関する実態調査(概要版)」(*1)によると、一般の労働時間の管理方法は「タイムカード・ICカード等」が62.2%で最も多く、以下「自己申告」(19.9%)、「上司が確認・記録」(10.6%)となっています。

(*1)別ウインドウが開きます東京都産業労働局「労働時間管理に関する実態調査(概要版)」

タイムカードは、毎日決まった時刻にオフィスに来ることが多い管理部門ではあまり問題がないかもしれません。しかしクライアントのスケジュールに合わせて直行直帰が多い営業部門には不向きなため、自己申告が多くなり、手作業による集計で余計な工数がかかります。なかにはExcelで出社時間と退社時間を入力・集計している企業もありますが、社員に任せると記入漏れや打刻漏れが発生する確率が高く、入力を促すなどの対応が必要になります。結果、データのチェックや集計といった本来の業務ではなく、間接業務に時間が取られ、業務全体に影響を及ぼしかねません。

本来の人事担当のミッションは、適正な勤怠が行われているかを確認して給与を計算し、社員が活躍しやすい環境作りにまい進することです。非効率な勤怠管理により、そうした本来業務に注力することが難しい状態では、結果として企業にマイナスの影響を与えてしまいます。これを改善するためには、効率的な勤怠管理が必要です。

2.クラウド勤怠管理システムは労務管理に何をもたらすのか

タイムカードやExcel集計、出勤簿など、人手による工数がかかっていた勤怠管理分野で、「人事管理者のみならず、働く社員の負荷を軽減できる」として注目されているのが、クラウド型の勤怠管理システムです。

紙のタイムカードではなく、システムに登録したPCやスマートフォン、タブレットなどを打刻のツールとして使うことで、オフィスに立ち寄ることなく、業務開始時間と終了時間を正確に入力することができます。直行直帰の多い営業担当者の手間を軽減するのはもちろん、入力忘れや記載漏れが少なくなるため、人事担当者が間接業務にかかっていた工数を大幅に削減できます。何よりクラウド型なので、勤務時間を打刻する社員と、データを管理・集計する人事管理者とでデータを共有できるため、時刻の転載ミスなど単純な間違いを防ぐことができます。

また、正確な勤務時間がリアルタイムに把握できるので、これまで月末に集中していた人事管理者の確認作業が平準化されます。そして作業削減効果もさることながら、全社員の勤務実態をリアルタイムに把握できるようになるため、公平、公正な人事評価データの一つとして、社員満足度の向上に役立てることも可能です。

クラウド型勤怠管理システムに変えた場合のメリット

クラウド型勤怠管理システムに変えた場合のメリット

紙のタイムカードは手入力のため多くの手間がかかるが、クラウド型システムだと自動計算なので大幅な作業時間削減が可能。加えて、他システムとの連携もできるようになる

また、人事データは社員のプライベートな情報を含んだ機密性の高い情報です。その管理には十分なセキュリティ対策が必要となります。24時間365日の監視体制があり、かつ災害対策を取っているセキュアなクラウド勤怠システムを選べば、紙での勤怠管理に比べ、情報漏えいや紛失、廃棄といったさまざまなリスクに悩まされる必要もありません。

クラウドなので、ハード・ソフトなどシステムの初期費用がかからず、また面倒な初期設定の工数がかからないというメリットもあります。社員数や必要な機能に応じて利用料金はさまざまですが、システム管理工数や人事担当者の業務工数が削減されることを考えると、コストへの貢献も大いに期待できるはずです。

2020年度の申請方法はまだ公開されていませんが、中小企業を対象に勤怠管理システムの導入にかかるコストを支援する「職場意識改善助成金」などの助成金制度もあります。こうした制度を活用してクラウド型勤怠管理システムに切り替えるのも一手でしょう。

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