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クラウド型のMicrosoft 365やG Suiteで働き方はどう変わるのか

2020年9月8日

クラウド型のMicrosoft 365やG Suiteで働き方はどう変わるのか

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現在では、一人が1台以上のパソコンやスマートフォンなどのITデバイスを持ち、利用することが一般的になりました。そうしたIT環境の変化をふまえ、クラウド型グループウェアを導入すれば、“時間と場所を問わない働き方”による働き方改革を進めることができます。


1.グループウェアがテレワークの質を高める3つの理由

ノートパソコンやスマートフォンを従業員に支給する企業が増えた現在、各自の私物のスマートフォンを加えると、一人で複数のITデバイスを用途に応じて使い分けるIT環境が現実のものになっています。

こうしたIT環境が整うことは、オフィスでの業務効率化に役立つだけでなく、働き方改革を進める上でも効果的です。外出先や自宅にいてもテレワークで業務が行え、従業員は自分の状況に合った柔軟な働き方を選べるためです。

柔軟な働き方をソフトの面からサポートするのが、クラウド型グループウェアです。メールや文書作成、表計算、プレゼンテーションといった日々の業務に欠かせないアプリケーションに加え、カレンダー、チャット、Web会議、データ共有などの機能も備えています。企業がこうした環境を従業員に提供することで、テレワークの質はさらに高めることができます。その理由はおもに三つあります。

一つ目は、クラウド型グループウェアには、パソコンにインストールして使う従来型のアプリケーションとほぼ同等の機能が備わっていることです。外出先や自宅でテレワークをする場合でも、オフィスで仕事をする際と同じアプリケーションを使えるため、生産性が下がることはありません。

例えば、代表的なクラウド型グループウェアであるグーグルの「G Suite」、マイクロソフトの「Microsoft 365」で使えるおもなアプリケーションには、下記のものがあります。

●文書作成:Googleドキュメント(G Suite)/Microsoft Word(Microsoft 365)
●表計算:Googleスプレッドシート(G Suite)/Microsoft Excel(Microsoft 365)
●プレゼンテーション:Googleスライド(G Suite)/Microsoft PowerPoint(Microsoft 365)

どちらも、上記のアプリケーションの他にメール、カレンダー、Web会議などの機能を備えているため、コミュニケーションやコラボレーション用のツールとしても活用できます。

二つ目は、データの共有機能です。クラウド型グループウェアの特徴の一つが、クラウド上にデータを保存できることです。さらに、このスペースに保存したデータは、簡単な設定をしておけば部署やチームで共有でき、一つのファイルを複数人で同時に編集することも可能です。チャットやWeb会議と組み合わせて利用すれば、全員がオフィスの会議室に集まらなくても、企画書や提案書などの制作作業をチームで行えます。

三つ目は、クラウド型ならではのデータ管理サービスを利用できる点です。データをクラウド上に保存して共有や編集をすれは、パソコンやスマートフォンの中にデータを保存する必要はありません。クラウド上のスペースに保存されたデータは、セキュリティー対策がほどこされた堅牢なデータセンターに保存されています。

テレワークでは、パソコンやスマートフォンの紛失・盗難のリスクをゼロにすることはできません。ですが、ITデバイスの中にデータがなければ、クラウドへのアクセス権限の変更などの対処を迅速に行うことで、情報漏洩のリスクを減らせます。また、データはクラウドサービス事業者側でバックアップを行うなどの冗長化をしているため、一つのデータセンターで障害が起きたとしても、データが消失する心配はありません。

2.柔軟な働き方をするために“スキマ時間”を活用しよう

では、クラウド型グループウェアを導入した企業では、働き方はどのように変わるのでしょうか。例えば、営業の第一線で働く担当者の場合、G SuiteやMicrosoft 365を活用することで、毎日の仕事は次のようになるでしょう。

9:00に出社後、すぐにG SuiteやMicrosoft 365にログイン。前日の退勤後にGmailやMicrosoft Outlookメールが送られてきていないかチェックした後、GoogleカレンダーやOutlookで当日の行動予定(To Do)を確認します。10:00〜11:00には、チームごとの売上目標達成率を確認するWeb会議に出席。地方支店に出張している営業担当者も、GoogleハングアウトやMicrosoft Teamsを使って参加しています。

会議終了後の11:00〜12:00には、若手メンバーが議事録を共同で作成します。GoogleドキュメントやMicrosoft Wordの共同編集機能を使えば、地方支店にいるメンバーとのコラボレーションが可能です。できあがった議事録は、クラウド上のファイルストレージ、GoogleドライブやOneDriveにある営業部門の共有フォルダーに保存して、上長に確認を依頼します。

13:00に会社を出て、14:00のお客さまとの打ち合わせに向けて電車で先方のオフィスに移動。車内が混んでいても、立ったままスマートフォンでGmailやOutlookに届いているメールをチェックします。14:00から16:00までは、お客さまのオフィスで打ち合わせに出席します。同席できなかったメンバーのために、ノートパソコンからGoogleハングアウトやMicrosoft Teamsを使ってテキストチャット機能を使ってライブ中継。リアルタイムに情報を共有しました。

打ち合わせが終わったら、16:00からは別のプロジェクトのメンバーと打ち合わせです。会社に戻る時間はなかったため、会社が契約しているサテライトオフィスに移動。打ち合わせはGoogleハングアウトやMicrosoft Teamsを使ってWeb会議で行います。

17:00にWeb会議が終わった後も、そのままサテライトオフィスで作業。GoogleドキュメントやMicrosoft Word、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelで事務作業を片付けます。その間も、GoogleハングアウトやMicrosoft Teamsを使って、チームのメンバーとお客さまとのやり取りの共用や提案内容の検討を続けます。18:00にはこの日予定していた作業を終えて、サテライトオフィスから直帰。作成したデータはやOneDriveに自動的に保存されます。

営業担当者Aさんのある日の働き方

営業担当者Aさんのある日の働き方

日々の業務の多くはG SuiteやMicrosoft 365で行うことが可能。移動中や外出先でも作業が進むので、時間を有効に使った柔軟な働き方が可能になります。

実はクラウド型グループウェアを導入すると管理部門にも恩恵があります。G SuiteやMicrosoft 365のバージョンアップはクラウドサービス事業者が行うためこれまでのように、従業員にアナウンスする必要はありません。また、ライセンス管理や利用状況の確認などの業務はWebブラウザからアクセスする管理コンソールから一括して行えるため、IT管理担当者の作業負荷を減らせるのです。

このように、クラウド型グループウェアの導入は、企業のさまざまな業務の効率化を実現し、従業員の柔軟かつ時間を有効に使える働き方を可能にするのです。

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