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テレワーク”成功”には欠かせないサポート体制

2020年9月16日

テレワーク”成功”には欠かせないサポート体制

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オフィスに出社しなくても業務が継続できる「テレワーク」の必要性が高まっています。しかし、テレワークに移行した結果、思わぬトラブルや失敗が発生してしまうケースも見られるようです。テレワークで失敗しないためには、どうすればいいのでしょうか。


1.テレワークの準備を怠るとさまざまな問題が発生する

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を併せた造語で、情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークはもともと、政府が取り組む「働き方改革」の一環として推進されていましたが、新型コロナウィルスの流行に伴う緊急事態宣言が出てからは、ウイルス感染拡大防止の観点から、ますます注目されました。特に、人が集中する都市部の企業では、大企業でも中小企業でも、すでにテレワークを導入しているという企業も多いでしょう。

テレワーク導入の第一歩は、パソコンやタブレットといった端末とネットワーク環境を整えることです。しかし、これだけでは効果的なテレワークを行うことはできません。たとえば、社外でも社内のようにコミュニケーションを取るためのウェブ会議システムや、グループウェアなどのアプリケーションソフトの導入は不可欠ですし、機密情報が漏れないようなセキュリティ対策も求められます。

こうした事前の準備を怠ってしまうと、テレワーク中にさまざまなトラブルが発生してしまう可能性があります。

2.テレワークで発生しがちな「5つの課題」

世界有数のリサーチ&アドバイザリ企業であるガートナージャパンは、テレワークで発生してしまいがちなトラブルとして、次の五つを挙げています。

※ガートナー 2020年3月13日プレスリリース「ガートナー、テレワークの本格化に向けて注意すべきポイントを発表」より

※ガートナー 2020年3月13日プレスリリース「別ウインドウが開きますガートナー、テレワークの本格化に向けて注意すべきポイントを発表」より

この5つの課題を1つずつ読み解いていきます。
まず、課題1の「資料が自宅から閲覧できない」は、裏を返せば情報漏えい対策ができているともいえます。社内の資料が社外からは閲覧できないということは、重要な情報が社外に漏れない、ということも意味します。しかし、すべての情報が社外からアクセスできないとなると、テレワークでできる仕事は限られてしまいます。

課題2の「ビデオ会議の品質が不安定」は、一度ビデオ会議(Web会議)をやったことがある人なら経験があるかもしれません。音声が途切れて聞き取りづらかったり、画面が乱れてしまっては、会議のスムーズな進行は難しくなります。複数拠点間で会議を行う場合に、通信が不安定になるという事例も報告されています。

課題3「コラボレーション・ツールの使い方が分からない」の「コラボレーション・ツール」とは、グループウェアなどテレワークを円滑に進めるためのアプリケーションのことです。いくらテレワークを円滑に進めるためのツールを整備しても、社員のITリテラシーが低ければ、ツールが使いこなせません。

課題4の「勤務時間を正確に把握できない」は、これまでタイムカードやICカードで勤怠を管理していた企業に多く見られるかもしれません。テレワークでどのように勤怠管理を行うのか、これまでとは違った方法で管理する必要があります。

課題5「現場の従業員がシャドーITの利用を拡大してしまう」の「シャドーIT」とは、企業が使用を認めていないITツールを、業務で使用してしまうことを指します。テレワークは上司やIT管理者の目が届きにくいため、シャドーITが拡大してしまいやすい環境といえるでしょう。

3.サポート体制が整っていれば、ほとんどの問題は解決できる

このような「5つの課題」のなかには、課題4や5のように一朝一夕で解決できず、経営層や組織の意識改革を求められるものもあります。しかし、課題の1から3はサポート体制が整ったサービスを利用すれば、時間や工数をそれほどかけずに解決できる場合も少なくありません。
たとえば課題1の「資料が自宅から閲覧できない」場合、仮想デスクトップやリモートデスクトップの導入が選択肢の一つとなります。これらを導入すれば、オフィス以外の場所からでも社内環境を利用できるようになるため、資料が閲覧できないという問題は解消できます。しかし、仮想デスクトップやリモートデスクトップの導入にはセキュリティやネットワーク環境など考慮すべき点がいくつかあります。もし、導入方法がわからない、導入後に迷うようなことがあった場合でも、経験豊富なサポートが得られれば安心です。

課題2の「ビデオ会議の品質が不安定」や、課題3の「コラボレーション・ツールの使い方が分からない」といった場合は、導入したサービスのサポートデスクに問い合わせることが、問題解決の近道です。そのとき、英語でしかサポートを受け付けていない、あるいはサポート窓口がメールのみでレスポンスが遅い、ということのないように、しっかりとしたサポート体制のあるサービスを利用することをお勧めします。
国内の大企業から海外のベンチャー企業にいたるまで、テレワーク関連サービスはさまざまな企業からリリースされています。たとえば仮想デスクトップサービスひとつとってもクラウド型やオンプレミス型があり、その機能やコストには一長一短があります。
ビデオ会議(Web会議)の場合でも、カジュアルミーティングに適したものから、大規模な会議に適したものまで、自社で想定される活用シーンによって選ぶべきサービスは変わるでしょう。

しかし、どのようなサービスを利用したとしても、従業員が使いこなせないようでは本末転倒です。そのため、ITの専門知識がなくても操作運用できるシステムかどうかの見極めが非常に重要です。
例えば、本格導入の前に試用できる無料トライアルがあれば、システムと会社の業務遂行の適合性や、使い勝手のよさなども検証できます。さらに、システム導入後、コールセンターなどのしっかりした相談窓口を設けているなど、手厚いサポート対応があれば安心感も高まります。

テレワークサービスの選定には機能や価格はもちろんですが、導入後も安心して利用するために、提供会社のサポート内容も大きな検討要素になるのではないでしょうか。

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