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導入研修不要!ビジネスチャット「WowTalk」なら気軽に業務を効率化できる

2020年10月2日

導入研修不要!ビジネスチャット「WowTalk」なら気軽に業務を効率化できる

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働き方改革や業務効率化を目的に、多くの企業でビジネスチャットが導入され始めています。ビジネスチャットとはどういう機能を持ち、どのようなメリットがあり、メールやグループウェアとはどこが異なるのでしょうか。各ツールの比較も含め、企業が直面するコミュニケーション課題に効果を期待できるドコモが提供するビジネスチャットアプリ「WowTalk」の利点や機能を紹介します。


1.気軽なビジネスチャット。だからこそコミュニケーションが活性化する

働き方の多様化や業務効率化を受け、多くの企業でコミュニケーションツールの一つとしてビジネスチャットが使われ始めています。
ビジネスチャットというと、個人で使用するチャットツールやSNSの延長という印象を受けるかもしれません。しかし導入している企業では、ビジネス向けの機能や高いセキュリティ性を活かし、社内コミュニケーションの活性化を目的として使われています。メールのように宛名や署名、形式などにこだわることなく、気軽にメッセージをやり取りできる点が特徴の一つといえるでしょう。
ビジネスチャットを活用し、従業員同士のやり取りが柔軟かつ頻繁になれば、社内コミュニケーションが円滑になるだけでなく、会議内容やプロジェクトの進捗状況の共有といった業務上の連絡も活性化されます。また、グループを作成すれば複数のメンバーが同じチャットに参加できるようになるため、プロジェクトごとにグループを作成するというケースも一般的です。
メンバーの増減も自在にできるためプロジェクトの進捗に応じた柔軟な運用が可能です。セキュリティポリシーにもよりますが、他社の関係者もグループに加えられるので、より社内外を巻き込んだ、より密なコミュニケーションでプロジェクトを推進することもできます。またビジネスチャットは、メッセージのやり取りに加えてファイル共有や音声通話もできるようになっているのが一般的です。
これにより、普段の情報共有やファイルの連携などはビジネスチャット上ですればよくなり、今まで“とりあえず”メンバーが集まっていた会議そのものの数が減ることも期待できます。従業員が社外で仕事をするテレワークではコミュニケーションが課題になりがちですが、その解消にも一役買うことでしょう。

2.ビジネスチャットとグループウェアは何が違うのか

社内で使われるビジネスコミュニケーションツールとしては、メールが代表的なものですが、グループウェアも忘れるわけにはいきません。グループウェアは多くの場合、業務効率化や情報共有を目的に使用されますが、多くの機能が盛り込まれていることがほとんどのため、操作の習得に時間がかかる傾向が見られます。
これに対して、ビジネスチャットは一般的に操作がシンプルであるため、ITスキルにかかわらずあらゆる社員にとって利用しやすいという特徴があります。また、グループウェアが持っているようなタスク・スケジュールなどの管理機能を実現できるツールも登場しています。

ドコモが提供している「WowTalk」もビジネスチャットツールの一つです。直感的な操作性でITスキルを問わずに利用できるため、導入時の研修は不要です。また、パソコン、スマートフォン、タブレットなど端末を選ばずに使いこなせる点も強み。テレワークをはじめ働き方の多様化を施策として進めている企業にとって、社内コミュニケーションの活性化を力強くサポートします。
個人向けチャットツールとは異なり、セキュリティ対策も取られています。不正ログインや情報漏えい、誤送信といったリスクに対してもしっかりしたセキュリティ機能を備えています。決まったメンバー間でやり取りを行う仕組みであるため、メールのように誤送信のリスクもないため、不正利用や情報漏えいの心配をせずに済む点もメリットです。
メインの機能はチャットですが、「WowTalk」はそれだけでなく、複数のメンバーでメッセージを共有する掲示板機能、文章だけでは伝わりにくい内容を確認するのに適した音声通話機能、さらには日報、アンケート、災害時の安否確認といった多彩な機能をシンプルな形で搭載しています。

「WowTalk」を活用することで、働き方が多様になった従業員間のコミュニケーションを活性化できるのはもちろんのこと、気軽にメッセージをやり取りできることで情報共有や進捗確認などもスムーズに行えます。メールのように形式にこだわることなく、またグループウェアのように操作に悩むことなく、社内コミュニケーションを円滑にできることで、業務効率化や働き方改革にも効果を期待できます。

図1 ビジネスチャット、メール、グループウェアの比較

図1 ビジネスチャット、メール、グループウェアの比較

ビジネスチャットは気軽にメッセージをやり取りできることが最大のメリットです。加えてグループウェアのような多彩な管理機能を備えるツールも登場しているので、コミュニケーション活性化はもちろん、業務効率化にも役立てることができます

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