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テレワーク導入によるコミュニケーション不足にはビジネスチャットが効く

2020年10月2日

テレワーク導入によるコミュニケーション不足にはビジネスチャットが効く

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テレワークが普及の課題となるのが従業員間のコミュニケーション不足です。その解消としてスマートフォンなどから手軽に利用できるビジネスチャットの導入があります。


1.働き方が多様化すると、コミュニケーションは取りづらくなる

2019年4月から、労働基準法をはじめとする各種労働法を改正した働き方改革関連法が順次施行され、官民が力を合わせて働き方改革を推進する状況になっています。長時間労働が当たり前とされてきた現状を変えるため、例えば時間外労働の上限規制は大企業で2019年4月から、中小企業でも2020年4月から適用され、企業としても積極的な対策が求められています。これにより、各企業も働き方を見つめ直し、働き方自体に多様性を認める時代になりました。

新しい働き方の一つとして、いま注目度が高まっているのがテレワークです。従業員がそれぞれの自宅で、外出先のホテルやカフェで、あるいはサテライトオフィスやシェアオフィスなどで、パソコンやモバイル端末を使って働くスタイルが、様々な企業で導入されるようになってきました。
テレワークという施策自体が通勤時間や移動時間を最低限に済ませることにつながり、浮いた時間を有効に活用できることから、労働生産性向上や業務効率化に寄与すると考えられます。また、従業員それぞれが働きやすい環境で業務を行うことができ、時間の使い方もルール次第では自分で決められる部分も多くなるため、労働環境の改善、社員満足度の向上、健康的な生活の実現、さらには優秀な人材の確保にも効果があるといわれています。

その一方で、テレワークを導入した企業から、従業員間のコミュニケーション不足を課題とする声も上がってきています。これまでであれば、従業員は基本的にオフィスに出社して仕事をしていました。出社すればその場で顔を合わせることになるため、社内コミュニケーションは自然と取れていました。ところが働く場所が多様化することで、直接顔を合わせるケースが必然的に減ってしまい、コミュニケーション不足の問題が指摘されるようになったのです。
とはいえ、テレワークはもちろん、今後従業員の働き方が多様性を増していくことは間違いありません。こういう時代だからこそ、社内コミュニケーションを促進する施策の重要性がますます高まっているといえるでしょう。

2.ビジネスチャットはなぜメールより便利なのか

働き方が多様になった時代の社内コミュニケーション活性化に向けて、具体的にどのような施策を実施すればいいのでしょうか。活用したいのが、スマートフォンで手軽に利用できるビジネスチャットです。
ビジネスチャットは改まった表現や定型的な書き方などを考える必要がなく、気軽にやり取りできるので、ビジネスをスピーディーにしてくれるのはもちろん、社内のコミュニケーションを円滑にするという目的においても最適なツールの一つといえます。
現在、業務ではメールが多用されていることでしょう。メールはもちろん便利なツールではあるのですが、読み忘れや見落としがあったり、やり取りが続くと不要な繰り返しが増えてしまったりといった弊害もあります。また、誤送信による機密漏えいのリスクもゼロにすることはできません。書き出しなどに定型的な決まり文句を用いるケースも一般的であることから余計な作業が発生し、業務効率の面でも問題が指摘されます。

ビジネスチャットであれば、そうした心配はありません。とりわけリアルタイムのやり取りにおいて、ビジネスチャットはメールよりも便利に活用できるでしょう。メールと異なり、参加者を柔軟に増やすこともできます。プロジェクトチームでチャットグループを立ち上げれば、メールよりもはるかに手軽にメンバー全員でメッセージを共有することが可能です。
ビジネスチャットサービスの中には、Web会議や音声通話、ファイル共有、タスク管理、アンケート機能など、様々な機能を搭載しているものもあります。チャットだけでなくこうした様々な機能も活用すれば、テレワークをはじめ多様な働き方をする従業員との社内コミュニケーションは促進されることでしょう。
コミュニケーション不足に課題を感じ、テレワークで働く従業員も含めたコミュニケーションの活性化を図りたいと考えているなら、ビジネスチャットの導入は有効な選択肢の一つと言えるでしょう。

ビジネスチャットはなぜメールより便利なのか

テレワーク時のコミュニケーション不足を防ぐためにICTツールの導入を行っている企業は多いです。上記の調査では、導入の割合が最も高かったのは「ビデオ会議システムの導入」(49.0%)で、その後に「チャットの導入」(39.6%)が続く結果となっています。まずはビデオやチャットなど、音声や顔の見えるコミュニケーションツールの導入を優先していることがわかります。

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