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今こそ見直したい!業務利用のモバイル環境

2020年10月15日

今こそ見直したい!業務利用のモバイル環境

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テレワークが推奨される昨今、モバイルの利活用環境にも変化が生まれています。 スマートフォンの導入で、より柔軟な働き方が実現できるかもしれません。


1.テレワーク推奨によるICT活用場面の広がり

「テレワーク」は場所や時間にとらわれない柔軟な働き方をさす言葉です。企業のテレワーク導入率は2018年時点で19.1%に達しており、昨今のコロナ禍の影響でより広がりを見せています。規模の大きな企業ほどテレワークを導入している傾向にあり、この流れは今後さらに加速すると予想されています。
テレワークにおいて不可欠なのがICTです。快適にテレワークを行うためには、スマホやパソコン、そのほか数多くのサービスなどIT技術の活用が欠かせません。技術は日々進化を遂げており、たとえば現代の高画質なビデオ会議であれば、円滑なコミュニケーションのもとで資料を共有しながらパソコンで作業することが可能です。また、AIが社員の業務を管理・代行するケースも増えており、IT技術は今後さらなる発展が期待されます。オンラインで社内の仲間とつながり、高度なICTツールで仕事を行うことは現代のスタンダードといえるでしょう。

2.スマホは生活にもビジネスにも欠かせないICTツール

ICTツールのなかでも、特にスマホの登場は私たちの生活と仕事の常識を大きく変化させました。総務省の通信利用動向調査によると、モバイル端末全体の世帯保有率は2017年で94.8%、スマホは75.1%となっています。パソコンの世帯保有率は72.5%なので、2017年の時点ですでにスマホの世帯保有率がパソコンを上回っていることがわかります。スマホがいかに生活に欠かせないICTツールであるか、この調査結果からも読み取ることができるでしょう。
スマホがあれば、時間や場所を選ばず瞬時に必要な情報にアクセスでき、今ではメールやチャットでの情報共有はもちろんのこと、グループウェアを用いたファイルの管理やスケジュールの共有、名刺の管理なども可能になりました。フィーチャーフォンでは対応不可能だった高度な処理ができるため、オフィス以外での作業の幅が広がっています。

3.モバイル環境を会社で整備すべきか

では、スマホをはじめとしたモバイル環境は会社側が整備すべきなのでしょうか。会社でスマホを整備するメリットを考えてみましょう。

1.業務の効率化

スマホの処理能力はパソコンにも匹敵するほど高度なので、書類作成から業務管理までさまざまなタスクをこなせ、オフィス以外でも効率的に仕事を進めることが可能です。また、地図アプリや乗り換えアプリ、スケジュール管理アプリを活用することで営業や出張の際の移動時間を減らすことができます。

2.コスト削減

データで書類を管理できるので、余計な資料を紙で持ち歩く必要もありません。2015年9月の国連サミットで採択されたSDGsのうち、ゴール12の「持続可能な生産消費形態を確保する」ためにも、企業がペーパーレスを推進していくことは急務です。

3.場所を問わない就業

さらに、災害時や在宅勤務でもモバイル環境は欠かせません。台風や地震の被害は記憶に新しいところですが、モバイル環境が整っていなければ万一の際に社員と連絡をとることができないでしょう。コロナ禍で必要性の増した在宅勤務でも、オフィスと遜色のない効率性で業務を行うにはモバイル環境が必須です。

4.デメリット

導入コストがかかること、管理が大変なことなどが挙げられます。ただし、前述したメリットはこういったデメリットを考慮してもなお余りあるものといえるでしょう。

4.会社でモバイル環境を用意する場合の3つの選択肢

会社がモバイル端末を用意するにはどういった選択肢が考えられるでしょうか。ここでは代表的な3つのパターンを解説します。

1.社用フィーチャーフォンを貸与

フィーチャーフォンとはガラケーとも呼ばれる端末類型の一つで、スマホの登場前は誰もが使用しているモバイルフォンでした。現在のモバイル端末の使用率はほとんどの世代でスマホが圧倒的に高く、特に20代や30代の若い世代においてその傾向は顕著です。
フィーチャーフォンはバッテリーの持ちがよくセキュリティ対策が容易です。そして月々の利用料や機種代金を安く抑えられる場合もあるため、今も利用を続けている企業もあります。しかし、スマホのように多様な機能を利用できない点は大きなデメリットで、日々進化を続けているICTの多くのサービスをタイムリーに活用できない点は考慮すべきポイントです。

2.個人スマホを社用で利用

社員がプライベートで使用しているスマホを業務で活用する方法もあります。「Bring Your Own Device」の略からBYODとも呼ばれ、スマホの機能をフルに使用しつつモバイル端末の導入コストを抑えられるため一見メリットが大きそうですが、いくつか注意点があります。
まず、個人スマホの利用について必ずしも社員の同意を得られるわけではありません。従業員のプライベートのスマホを利用するので、当然ながらプライバシーの観点などから快く思わない社員もいます。表面上は納得しても不満を溜めているケースもあり得るため、従業員への快適な仕事環境の提供という観点から熟慮が必要です。
また、セキュリティ面でも対策が必要です。私用のスマホであれば機種はさまざまで、なかには古いモデルのスマホも含まれるでしょう。そうした社員のスマホに対して一定基準を満たすセキュリティを導入するのは容易なことではありません。特に人数の多い企業であるほど困難を伴うでしょう。

3.社用のスマホを貸与

多くの企業で採用されている手段が社用のスマホの貸与です。この記事の読者の方も、実際に社用スマホを使用している方が多いのではないでしょうか。企業にとっては導入コストや維持費が必要となりますが、その分多くのメリットがあります。
まず、セキュリティ管理が容易な点が挙げられます。会社で一律してスマホを支給できるので機種の偏りもありません。また私用スマホではないので、セキュリティアプリのインストールから管理まで会社主導で行えます。
また、業務に関するデータのバックアップが可能です。私用のスマホであればプライバシーの問題などがあり気軽にバックアップを行えませんが、社用スマホであれば大切な顧客情報や写真データなどをすべて管理することができます。
そのほかにも、多様なアプリを利用できるので業務効率化が望めることや、ICTツールとしてスマホを存分に活用できることなどもメリットです。このように、モバイル環境を会社で用意する方法としては社用スマホの貸与が推奨されます。

5.スマホ貸与から広がるICTサービスの活用

スマホではアプリをはじめとするICTサービスを数多く利用できます。ここでは業務での具体的な活用方法をいくつかご紹介します。

1.ビデオ会議やビジネスチャットによるコミュニケーションの充実

スマホがあれば、ビデオ会議への参加やビジネスチャットも利用でき社内コミュニケーションがより充実します。ビデオ会議では、遠隔地にいる複数の社員がオンライン上で対面にて会議を行うことが可能です。年々画質は向上しておりタイムラグもほとんどないので、ビジネス上の打ち合わせからラフな雑談まで幅広く活用されています。一方、ビジネスチャットは業務利用を目的に開発されたコミュニケーションツールです。一般的なSNSに比べて機能が充実していることや、セキュリティレベルが高いといった特徴があります。個人用のSNSやチャットツールをすでに利用している社員も多いはずですが、情報漏洩などのトラブルは軽視できません。管理者によるアカウント管理やチャットの履歴閲覧が可能なビジネスチャットであれば、こうしたリスクを事前に予防することができます。

2.情報共有サービスの活用による業務効率化

情報共有サービスを活用すれば、社員が保有する情報を場所にとらわれずに円滑にやりとりすることが可能です。情報共有サービスは、大きく「データ共有ツール」と「グループウェア」にわけられます。
データ共有ツールでは、資料のデータや業務で必要な音声・写真・映像などの情報を社員間で共有できます。共同作業が容易になり、業務進捗の見える化や社員のノウハウ共有にもつながります。
グループウェアは、メールや掲示板・ドキュメント共有・スケジュール管理など、組織内の情報共有で必要な機能が1つに統合されたシステムをさします。近年ではオンラインにて提供されるグループウェアが多く登場しており、スマホからかんたんにアクセスできるので利便性も抜群です。

3.労務管理もスマホから行える

労務管理とは、社員の労働条件管理や労働環境の整備などを管理する業務をさします。具体的な業務としては、労働時間管理・給与計算・安全衛生管理などが該当します。労務管理のツールは、勤怠管理ツール・在席管理ツール・業務管理ツールの大きく3つにわけられますが、いずれの業務もスマホから行えます。
勤怠管理ツールでは、労働時間を場所に依存せずに記録できます。営業職などの外出が多い方にとって特に利便性が高い機能です。また、スマホのGPSで社員の位置情報を記録するサービスも登場しています。
在席管理ツールでは、社員の在席確認や業務状況をリアルタイムで確認できます。テレワークの促進などによりリモートで働く機会の増えた昨今、在席管理は非常に重要です。スマホから自分の状況を適宜更新できるので、急な外出にも対応できます。
業務管理ツールでは、社員のスケジュールなどを共有できます。社員の業務を管理して打ち合わせや会議を設定する場合に便利なツールです。テレワークでの社員の仕事を可視化でき、プロジェクト管理やタスク管理まで行えるサービスも数多く登場しています。

6.セキュリティ対策を忘れずに

前述のとおりスマホでは多くのICTサービスを活用できますが、忘れてはならないのがセキュリティ対策です。さまざまなセキュリティサービスがありますが、中でもMDM(モバイルデバイス管理)の導入がおすすめです。MDMはMobile Device Managementの略で、スマホなどのモバイル端末を業務で利用するために一元管理するサービスをさします。主な機能として端末管理機能・遠隔操作機能・セキュリティ機能・アプリケーション管理機能・アプリケーション配布機能などが搭載されており、社員のスマホを抜け漏れなく管理可能です。
MDMの提供形態としては、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は初期費用を安く抑えられるので導入へのハードルが低く、管理上の運用負荷が小さい特徴があります。一方、オンプレミス型は画一的なメニューではなく、企業独自のセキュリティポリシーに応じた運用管理を行えます。また、基幹システムやユーザーディレクトリとの連携性を確保しやすいのも特徴です。

7.ドコモのおすすめ関連サービス

ドコモでは社用スマホの導入に向けて、さまざまなソリューションをご提案しています。スマホを法人契約すれば、社員のスマホを一括で管理することが可能です。また、ドコモにはビジネスの利用シーンに合わせた料金プランと、ビジネスをより効率的にする各種サービスが揃っています。たとえば、ドコモのMDMサービスには「あんしんマネージャー」があります。モバイル端末の遠隔ロックや初期化はもちろん、カメラやアプリなどの機能制御や利用状況の監視など多様な管理業務で役立ちます。ほかにも、「オフィスリンク」では現在ご利用中のスマホで内線通話が可能です。業務の効率化や通信コスト削減、社員間のコミュニケーション促進を実現できるでしょう。スマホの法人契約はドコモのオンラインショップでもご利用になれます。この機会に、今一度社内のモバイル環境を見直してみてはいかがでしょうか。詳しくは「ドコモのホームページ」でご確認ください。

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