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RPA導入の正攻法は「社内で小さくスタート、徐々に拡大」

2020年12月4日

RPA導入の正攻法は「社内で小さくスタート、徐々に拡大」

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ロボットで業務を自動化するRPAが、業務効率化の切り札として欠かせない存在となりつつあります。今回はRPAの賢い導入方について解説していきます。


1.RPAの市場は急拡大中

RPAはデスクワークで使用するPCに、自動で作業をするロボット型ソフトウェアを導入し、さまざまな業務を自動化するものです。手作業で行っている定型業務をロボットが代行することでミスを減らし、作業にかかる時間を大幅に短縮できます。
業務の効率化が実現できれば、これまで単純作業にかかっていた人的資源を他の分野に活用することが可能となり、生産性向上に結び付けることができます。これがRPA導入の大きなメリットです。コロナ禍でリモートワークが増加するなか、業務過程を見直す際にも有効なツールとして一考すべきでしょう。
iTRの調査(※)によればRPAの市場規模は2017年度に売上金額でわずか35億円だったにもかかわらず、2022年度には400億円にまで拡大すると見られています。こうした急成長の背景には、企業が限られた労働力を最大限に活かしつつ競争力を高める上で、RPAが構造的な改革を意図したデジタルトランスフォーメーションの一手となっていることが考えられます。すでに中小企業においても約25%でRPAの活用が始まっており、今後も幅広い業種や業務で導入が進むことは確かでしょう。

(※)別ウインドウが開きますアイ・ティ・アール「ITR Market View:RPA/OCR/BPM市場2018」

2.安易なRPA導入は逆効果。まずはスモールスタートで

RPAは、一般的に導入のしやすさが特徴の1つと言われています。PC1台から導入可能で、プログラミングの知識がない担当者でも直接自動化に着手が可能で、作業を外部委託せずに内製化できるためです。
しかし、導入の際には気をつけるべきことがあります。それは、業務のどの部分をRPAで自動化するか、もしくは自動化しないか、その範囲を導入前に決めておくことです。業務の絞り込みがうまくいかないと、かえって作業量が増大することもあります。これでは、せっかくの自動化が台無しになってしまいます。

それではどのような形での導入が望ましいのでしょうか。RPA導入の考え方として理想的なのが、業務を少しずつ整理しながら、未適用業務への検討を進めていくやり方です。つまり、スモールスタートを前提として、社内で徐々に継続的な拡張を図っていくというわけです。たとえ途中でつまずいても、後戻りができることを前提に考えて一歩一歩推進していくのが、うまく導入する近道だといえるでしょう。

安易なRPA導入は逆効果。まずはスモールスタートで

3.RPAは根本的に、だんだんと完成させていくものである

RPAを段階的に導入していくうえで、まず検討期間から着手しておくべきことは、デスクワークにおいて担当者が処理している定型業務の洗い出しです。例えば売り上げデータの集計や請求書の発行、経費の精算、報告書の作成など、日常的に発生する作業をリストアップし、その中からRPAを活用する業務を選定します。
RPAが特に効果を発揮する業務は、情報が電子化されているものや、大量の反復操作を伴うもの、処理方針や判断のルールが明確に決まっているものです。さらに、手書きの注文書やアンケートなどもOCR(光学式文字読み取り装置)と連携してデータ化し、処理するといったことも可能です。時間を掛ければ適用する業務は準備拡大していけるため、まずは何からスタートするのか、優先順位を決めておくことが大切です。

これに加えて、ロボットを実行させるためのシナリオ(手順)の作成が欠かせません。RPAはプログラミング知識が不要とはいえ、継続的に運用していくためには担当者のスキルアップが望まれます。誤作動を防ぐために、実際に自動化が確実に行われているかどうかの検証も重要です。
導入が円滑に進めば、次のステップとして自動化する業務を他の分野にも拡大できますが、RPA自体を内製化するのであれば、さらなる人材の育成も必要です。RPAは24時間稼働できるデジタルレイバー(仮想知的労働者)であり、人件費の削減や生産性の向上が期待できますが、RPAそのものを作る作業は、どうしても発生します。RPAはすぐにできるものではなく、段階的に作り上げていくものなのです。

RPAは根本的に、だんだんと完成させていくものである

4.利用状況とサポート体制は自社に合っているか?

最後に、RPAを選ぶ際に忘れてはいけない2つの点を紹介します。
1つ目が、RPAには「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」という3つの種類が存在するという点です。デスクトップ型は、1台のPCに導入するタイプのRPAです。組織的にロボットを効率よく共有管理したい場合には不向きですが、担当者1名が使うレベルであれば、個人単位での管理が可能です。サーバー型は、サーバー上で多数のロボットを共有し、RPAを一括管理できます。社内の複数のメンバーでRPAが利用できます。
クラウド型は、クラウド上に配置されたRPAを、Webブラウザなどから利用するタイプです。自社PCにもサーバーにもRPAを構築する必要がないため、比較的低コストでの運用が可能です。WebサービスとしてRPAを提供しているので、新機能が追加されるたびに自動的に更新されます。

2つ目が、サポート体制の有無です。RPAを継続して使用していくためには、操作のレクチャーなどの試行作業、内製化に向けた体制作りの支援などが必要です。導入するRPAにサポート体制はあるのか、どの範囲までサポートしてくれるのか、あらかじめ確認しておくべきでしょう。
RPAは、安易に導入するだけでは、業務の効率化に貢献してはくれません。RPAがどのような場面で効果を発揮するのか、どうすれば使用シーンを広げていけるのか、その性質を理解することが、RPAで業務を効率化する第一歩といえるでしょう。

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