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テレワーク推進になぜ固定電話環境の見直しが必要なのか

2021年2月10日

テレワーク推進になぜ固定電話環境の見直しが必要なのか

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テレワークでオフィスと同等の成果を出すにはどうすればよいのでしょうか。カギはコミュニケーション環境の改善にありそうです。


1.2020年、テレワークを導入する企業は一気に増えた

テレワークを導入する企業は、2020年に大きく増加しました。東京都が都内の企業を対象に実施した調査(※)によれば、2020年6月時点で全体の半分以上に当たる57.8%の企業がテレワークを導入していると回答しました。2019年の調査では25.1%であることを考慮すれば、大きく伸長したことがわかります。

(※)別ウインドウが開きます東京都「テレワーク導入実態調査」

普及が広がった最大の理由は、何といっても新型コロナウイルスの影響でしょう。同ウイルスの感染リスクを抑えるため、人と人との接触を避けながら業務が継続できるテレワークに舵を切った企業が多かったことが予想されます。

コロナ禍におけるオフィスの変化としては、社員のデスクの位置を固定席ではなく自由席とする「フリーアドレス」を導入する企業も増えているようです。

フリーアドレスでは、従業員がまるで図書館の閲覧室のように自由に作業する座席を選択できる制度です。そのため、従来のオフィスのように、部署ごとに座席をまとめて配置する必要がなく、感染防止のためのフィジカルディスタンスに十分に配慮しながら仕事ができるようになります。

コロナ禍によって、働き方は大きく変わりつつあるのです。

2.テレワークを始めたけど、うまくいっていない企業も多い?

こうした新しい働き方が実現するなかで、社内のコミュニケーションの面で新たな課題も発生しているようです。

東京商工会議所は、緊急事態宣言が発令されていた4~5月の間に、同会の会員企業に対し「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」(※)を実施。その結果、テレワークを実施した際に生じた課題として「社内のコミュニケーション」を挙げる企業が55.5%と、テレワーク実施企業の半数以上がコミュニケーションに問題を抱える結果となりました。

(※)別ウインドウが開きます東京商工会議所「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」

ちなみに、課題として1位に挙がったのは「ネットワーク環境の整備」で56.7%、2位が「パソコン・スマホなど機器の確保」で55.9%でした。社内のコミュニケーションは55.5%だったので、順位ではそれらに次ぐ3位ですが、割合にほとんど差はありませんでした。

従来の働き方では、オフィス内で従業員同士が直にコミュニケーションが取れるため、ちょっとした連絡事項でも簡単に共有することが可能でした。しかし、テレワークによってお互いに距離が離れてしまったため、うまくコミュニケーションがとれなくなった企業が多くなったようです。

東京商工会議所「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」

(※)別ウインドウが開きます東京商工会議所「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」

3.オフィスの電話環境を、どうやってテレワークに移行するのか?

テレワークで社内のコミュニケーションを円滑にするためには、どうすればよいでしょうか。

手っ取り早い手段としては、ウェブ会議やビジネスチャットといったITツールを利用する方法があります。ウェブ会議では、お互いの表情を確認し合いながら話し合いができ、ビジネスチャットはまるで会話するように、短い文章で簡単な言葉のやり取りができます。

しかし、これだけではオフィスで働くようなコミュニケーションが再現できるわけではありません。なぜならオフィスには電話(固定電話)というコミュニケーション手段が存在していたからです。

テレワークでは、当然ながら社内に従業員が不在となります。そのため、従来のオフィス用固定電話の対応が難しくなっています。もちろんメールで連絡が取れれば問題ありませんが、メールアドレスを事前に相手に共有していない場合は、電話連絡をせざるを得ません。取り次ぐために手間がかかるうえ、電話受付のために従業員がわざわざオフィスに出社しなければいけません。

オフィスで活用していた電話というコミュニケーション手段は、どのようにテレワークに移行すれば良いのでしょうか。そのためには、ドコモの「オフィスリンク」というサービスが役に立つかもしれません。

4.テレワークでもオフィスと同等の結果を出す “内線化”とは

テレワークでもオフィスと同等の結果を出す “内線化”とは

ドコモの「オフィスリンク」は、従業員に配布している業務用のスマートフォンを“内線化”することで、固定電話の代替として活用するサービスです。

ここでいう“内線化”とは、全国のドコモサービスエリアを、オフィスの内線エリアとして利用するという意味です。企業が内線用に利用しているPBX(構内交換機)とドコモの通信ネットワークをつなぐことで、既存の内線電話機とスマホ、あるいはスマホ同士内線通話が可能になります。

エリア内であれば、社外のどこにいても直接呼び出せるようになるため、代表電話にかかってきた電話を、スマホに直接転送することにも対応しています。そのため、「後ほど折返しさせます」といったような取次の連絡も不要になります。たとえフリーアドレスなどによりオフィスのレイアウトが変わる場合でも、回線工事の必要はありません。

さらに、従業員同士の通話も通信料を気にすることなく、オフィスリンクの基本料金のみで、遠隔地で働く従業員とも通話できます。

このほかにも、他のサービスと連携も可能です。たとえば、クラウドの電話帳に連絡先を登録し、担当者の名前がわからなくてもすぐに組織情報から検索できる「クラウド電話帳」との併用にも対応しています。加えて、オフィスの来訪者にタッチ操作と音声で無人応対するAI受付「おくだけレセプション」と連携することで、来訪者と通話も可能になります。

「テレワークに移行する」だけが目的であれば、従業員にノートPCを持たせるだけで、形だけは整えられます。しかし、「テレワークでもオフィスと同等、もしくはそれ以上の成果を出す」のであれば、オフィスリンクなど今回取り上げたようなツールを使って、コミュニケーション環境もテレワーク仕様に改めてみるのも良いかもしれません。

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