ビジネスコラム

ビジネスに役立つ情報が満載!「コラム」「漫画で見る」コンテンツを公開中!

勤怠と情報共有はICTで変える!建設業と小売業の事例

2021年4月20日

勤怠と情報共有はICTで変える!建設業と小売業の事例

  • facebook
  • twitter
  • line

業務を改善するための手段の一つとしてICTの活用があります。ここでは建設業と小売業における、勤怠管理とコミュニケーション課題を改善した事例を紹介します。


1.離れた建設現場でも良好なコミュニケーションを

建設業を営むA社は約200名の従業員を抱えながら、日本全国に事業を展開しています。しかし、同社は新型コロナウィルス感染症拡大や働き方改革による就業形態の多様化によって2つの問題に直面していました。

まず一つ目は従業員同士のコミュニケーション不足です。新型コロナの影響でオフィスに出社する従業員は最低限の人数となり、さらに建設現場でも一部リモートワークを導入したことで、業務に関連する情報共有はもちろん、協力会社との連携にも支障が出てしまっていました。

離れた建設現場でも良好なコミュニケーションを

もう一つの懸念が、シャドーITです。これまで、会社が認める従業員のコミュニケーションツールは貸与したパソコン、スマホによるメールと電話に限定されていました。しかし、さまざまな場所で従業員が働くようになり、社内外の業務連絡で個人のメッセージアプリが使用されるケースが散見されていました。

A社は、このコミュニケーション不足とシャドーITの課題を解決するためにビジネスチャットの導入を検討し始めます。同社では社内コミュニケーション改善はもちろん、協力会社ともセキュアで円滑な連携ができるツールを求めていました。

2.ビジネスチャットの建設現場ならではの使い方

社内だけでなく、外部の協力会社とも円滑なコミュニケーションを実現するツールとして、A社が導入したのが、ビジネスチャット「WowTalk for ビジネスプラス」でした。決め手となったのは、ビジネスチャットとしての機能性に加え、行政機関でも採用されるほどのレベルの高いセキュリティ機能です。スマホやPC、タブレットといった端末を選ばずに、誰でも直感的に操作できるUIも魅力の一つでした。

まずA社ではいくつかの建設現場で、試験的に導入。その後、便利さと使いやすさへの評判が他の現場に拡がり、今では手掛ける現場のほとんどで「WowTalk for ビジネスプラス」が導入されるに至りました。

A社では、とくに情報伝達の抜け漏れが改善されたことが評価されています。たとえば現場を巡回中、注意すべき状態である場所を発見した場合、これまで是正の指示をメールで行っていました。しかし、メールだと確認までの時間がかかり、場合によっては見落とされてしまうケースも散見していたといいます。

しかし、「WowTalk for ビジネスプラス」を導入したことで、該当の場所の写真と説明を添えてリアルタイムに状況を伝達できるようになりました。関係者をグループ化して、一斉に情報共有、既読未読を判別する機能もあるため、対応の漏れはなくなったといいます。

従業員に評判だったのは簡単な操作性と手軽さです。10代から60代まで、幅広い年齢層が働く建設現場において、スマホさえ扱えればスムーズに利用できる、シンプルな便利さは従業員から大いに評価され、シャドーITの利用もなくなりました。

またA社では情報漏洩リスクを軽減するために、ビジネスチャット上にアップロードされたファイルを端末にダウンロードできない設定で運用しています。建設業に欠かせない図面や設計図は、チャット上でも頻繁にやり取りされていますが、当然機密情報の塊です。

もし、ファイルを端末に保存したまま、従業員がスマホやPCを失くしてしまったときのリスクは計り知れません。しかし、ファイルをクラウドのみに保存していれば端末をなくしたとしても、アカウントを停止すればリスクは最小限に抑えられます。

A社では業務効率化の次の一手として、ドコモのクラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」との連携利用を開始。これにより、出退勤時刻や休憩などの勤怠情報をデジタル化し、効率的に労務管理を行うことに成功しました。

3.勤怠情報を経営判断に繋げたい

続いて、小売業で勤怠管理システム「KING OF TIME」を活用している事例です。

神奈川県で8店舗のスーパーマーケットを経営するB社では、雇用形態が正社員、パート、そしてアルバイトと幅広く、数多くの従業員を対象とする勤怠管理への手間と煩雑さが大きな課題となっていました。

加えて、最低賃金の頻繁な引き上げや人手不足による時給の上昇、さらにコロナ禍での営業時間の短縮によって、業務量を見定めながら効率的な人員配置を行わなければ、今後の経営に大きな影響が出る可能性があったといいます。

勤怠情報を経営判断に繋げたい

このような状況のなか、これまでB社では勤怠管理にタイムカードを使用していました。そのため、各店舗スタッフの勤務状況が月末にならないと把握できない上、月次の勤怠管理業務にも大きな負荷がかかっていました。給与計算にも、かなりの日数を要していたのです。

4.勤怠管理にかかる時間も数日から数時間に

勤怠管理に関する課題を抱えていたB社が、タイムカードに変わる方法として導入したのがクラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」でした。

「KING OF TIME」では従業員は、パソコンだけでなく、スマホやタブレット端末からも打刻ができるようになります。従業員の位置情報も取得できるため、店舗間でのヘルプや変則的な勤務形態にも対応することが可能です。また、勤務情報はリアルタイムでクラウドに保存されるため、月末に集中しがちな勤怠管理業務の効率化にもつながります。

「KING OF TIME」導入以降、特にB社では従業員の勤務状況や人件費がリアルタイムで確認できることが経営に役立っているといいます。POS(販売時点情報管理)による、詳細な販売・収支データを参考にしながら、より効率的な人員配置を実現し、スピード感を持ちながら経営強化施策を実施できるようになったためです。

KING OF TIME利用イメージ

KING OF TIME利用イメージ

さらにB社では「KING OF TIME」のシフト管理機能を使い、各店舗の店長と共有。これにより、各店の売上や人件費が「見える化」され、現場のコスト意識が高まる効果があったといいます。

もちろん、勤怠管理業務も大きく効率化しました。勤怠情報がクラウドに保存されるためこれまで数日かかっていた、勤怠管理作業が数時間で済むようになりました。打刻ミスや打刻忘れを一括で修正する機能もあるため、担当者の負荷は大きく軽減されました。

さらなる業務効率化を目指し、同社では「KING OF TIME」にビジネスチャット「WowTalk for ビジネスプラス」を連携して利用しています。ビジネスチャットのセグメンテーション機能を使って店舗ごとのグループを作成したり、店長と従業員が個別で相談事項を連絡したりと、社内のコミュニケーション環境が活性化しました。これまで当たり前に行われていた、会社が把握していない従業員同士でのシフト交換なども改善されたといます。

建設業A社と小売業B社、それぞれ業種は違いますが、両社とも勤怠管理とコミュニケーションに課題を抱えていました。勤怠管理やコミュニケーションはビジネスの基本といっても過言ではありません。もし、同様の課題が生じている場合は、クラウド勤怠管理システムや、ビジネスチャットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

  • facebookfacebook
  • twittertwitter
  • line

お問い合わせ

メールでのお問い合わせ

お電話でのお問い合わせ

ドコモ・コーポレートインフォメーションセンター

0120-808-539

携帯電話・PHS OK

受付時間:平日午前9時~午後6時(土・日・祝日・年末年始を除く)

  • 海外からはご利用になれません。

このページのトップへ