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アナログな小売店は、デジタルの力で効率化できる

2021年4月20日

アナログな小売店は、デジタルの力で効率化できる

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小売業の現場で、事業主を悩ませているのが勤怠管理の問題です。多くの従業員を抱えるなか、勤務形態も煩雑で、誰がどのくらい働いたのかを管理することは至難の業です。こうした課題にはICT(情報通信技術)の導入することで、日常の業務を飛躍的に効率化できます。


1.アナログな勤怠管理では、小売業の人材不足は解消できない

小売業では、人手不足や長時間労働も問題となっています。雇用を確保するためには、労働環境を改善する必要があり、それにはまず適正な勤怠管理に目を向けるべきでしょう。

しかし、小売業の勤怠管理はそう簡単ではありません。小売業には、社員、パート、アルバイトなど、さまざまな雇用形態があり、それをタイムカードやエクセルなどアナログな手法で勤怠管理を行っているケースが見られます。ただでさえ勤怠集計に膨大な時間がかかるうえ、コロナ禍で従業員の働き方もより変則的になれば、シフト作成にもミスが起こりやすくなります。

アナログな勤怠管理には、さらなるデメリットも存在します。リアルタイムに出退勤を確認できない、月末にならないと残業状況を把握できない、そのために適切な勤怠管理・指導につながらない、休暇や残業の申請承認の効率が悪い、などです。彼らの勤怠を管理する立場にある人であれば、一刻も早く解決策を見つけるべきといえます。

2.クラウドの勤怠管理で、分かりづらい勤務状況が「見える化」できる

こうした勤怠管理の課題を一気に解決できる方法として、クラウド勤怠管理システムを活用する方法があります。勤怠管理をデジタル化し、自動収集した情報をクラウドに蓄積できるシステムを導入すれば、勤怠状況をリアルタイムに把握できるようになります。勤怠状況のデータ収集も集計作業もシンプルかつ正確に行われるため、これまでの煩雑な勤怠管理が効率化できます。

クラウド勤怠管理ツールにはさまざまなものがあります。たとえば“業界シェアNo.1”を謳うクラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」では、従業員は出退勤時にPC、モバイル、タブレット、専用端末など、10種類以上の手段で打刻できるようになります。

従業員の位置情報も取得できるので、会社の入口やオフィスだけでなく、出張先やテレワーク先、自宅など、どこにいても従業員の動向を把握できます。打刻時刻はサーバーが自動で記録するので、不正打刻を防止できるのも魅力の一つです。

3.シフト作成や休暇管理機能を搭載。残業時間が減少した企業も

KING OF TIMEの利点はこれだけではありません。これまで月末にならないと分からなかった社員一人ひとりの労働時間の総数についても、いつでもチェックできるようになります。つまり、残業過多の指導やシフト申請の承認も頻繁に行えます。月末や月初に集中していた事務作業もなくなり、各店舗ごとにアカウントを発行すれば、支店や店舗ごとの裁量でシフト作成が可能です。

さらに、過去のデータも各種デバイスですぐに検索でき、修正は申請承認機能によりシステム上で行うことができます。タイムカードでは、カードの保管場所が必要で、修正にはメールや電話での個別対応が必須となる点と比べると、負担は大きく軽くなります。紙のタイムカードよりコストが低く、人件費の概算もリアルタイムに表示できるため、状況に応じた経営判断やコスト削減にも役立てられます。

シフト作成や休暇管理機能を搭載。残業時間が減少した企業も

リアルタイムで勤怠データが蓄積されていく

さらに、シフト作成や休暇の申請・管理機能も搭載されているため、KING OF TIMEだけで、勤怠・シフト・休暇が一元管理できます。実際に導入した企業では、10名でほぼ1日がかりで行っていた勤怠管理の処理作業を、一人だけで2日間で仕上げるようになり、残業時間も前年比で15%も削減できたという成果も出ています。

4.社員もバイトもチャットで連絡し合える環境を作ろう

勤怠管理で成果が出たとしても、小売業には別の問題も存在します。それが、企業が許可していないITツールを業務に使用する「シャドーIT」の問題です。

たとえばシフトを作成する際や日々の勤怠連絡ツールとして、LINEやメールなど、個人管理のツールを用いて業務の連絡を行っている小売店は、おそらく少なくないでしょう。小売店には社員、従業員、バイト、パートといったさまざまな雇用形態があり、バイト間でシフトを交換するなど、会社が管理しきれないことも起こり得ます。だからといって、セキュリティの面でもコンプライアンスの面でも、会社の管理下にない従業員のやり取りは、歓迎できるものではありません。

そうしたシャドーITの問題の解決につながるのが、業務利用に特化したコミュニケーションツールである「ビジネスチャット」です。ここでは、すでに多くの企業で導入実績を持つ、ドコモが提供するビジネスチャット「WowTalk for ビジネスプラス」を例に紹介します。

たとえば、上司や部下に連絡がつかない、現場の状況がわからず適切な指導ができない、といった業務上の問題も、チャットで複数のメンバー間でメッセージを共有すれば、解決の近道となります。

さらに、WowTalk for ビジネスプラスの「掲示板」機能を用いれば、問題の解決策が従業員全員で即座に共有でき、同僚から広くアイデアが募れます。逆に、管理者側からメンバー同士のコミュニケーション範囲を制限できる「パーティション」機能もあり、メッセージのやりとりが可能な範囲を適切に設定すれば、組織内のセキュリティやプライバシーを担保した運用ができます。

これ以外にも、IP電話による音声やビデオでのコミュニケーション、タスク管理、日報、安否確認など、社内コミュニケーションを円滑にするために必要な機能を完備しています。もちろん、オフィスファイルや写真画像の共有も可能なので、本社や拠点間の情報共有にも役立ちます。

前述のKING OF TIMEとWowTalk for ビジネスプラスの連携も可能です。WowTalk for ビジネスプラスのアプリで勤怠を打刻したり、日報を提出したりといった操作も行えます。どちらも直感的に使えるシンプルなUIを特徴としているため、幅広い年齢層の従業員を抱える小売業にマッチしたツールだといえるでしょう。

KING OF TIMEとWowTalk for ビジネスプラスの連携イメージ

KING OF TIMEとWowTalk for ビジネスプラスの連携イメージ

有効な人材活用と業務の効率化を図るため、クラウド勤怠管理とビジネスチャットの導入を、この機会に検討してみてはいかがでしょう。

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