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テレワークの二大課題「勤怠管理と情報共有」はデジタル化で解決する

2021年4月20日

テレワークの二大課題「勤怠管理と情報共有」はデジタル化で解決する

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新型コロナウイルスの流行の影響で、テレワークを導入する企業が増えていますが、一方で従来のような勤怠管理や円滑な社内コミュニケーションができなくなるという課題も生まれています。これを解決にするためには、デジタルの力が重要になります。


1.タイムカードの勤怠管理には限界がある

コロナ禍でテレワークが普及し、企業の働き方が変化しています。それに伴い、従業員の勤怠管理についても従来の方法では対応が難しくなってきました。特に、これまでタイムカードやエクセルで勤怠管理をしていた企業にとっては、従来の手法を継続するのは困難といえるでしょう。

テレワークでは従業員が不特定の場所で働くため、オフィスでのタイムカードを打刻は、そもそもできなくなります。たとえ出社した場合でも、打刻ミスが発生すれば、手書きによる訂正などにも手間がかかります。

エクセルに手入力しているケースも、自己申告なので客観性に乏しく、正確な勤怠管理の弊害となります。さらにいえば、多くの従業員を抱える企業では、集計や訂正といった入力作業も増え、労務担当者の負担が増加します。

2.クラウド勤怠管理で、勤怠管理者の手間は激減する

しかしこのような勤怠管理の苦労は、クラウド勤怠管理システムを活用すれば効率的に行えます。ドコモの「KING OF TIME」を例に改善方法を見ていきましょう。

KING OF TIMEでは、打刻にはタブレットやPC、専用端末など10種類以上の手段が利用できます。テレワーク時の自宅ではもちろん、直行直帰するときは外出先でも打刻が可能です。タイムカードを紛失する心配もありません。

勤怠管理業務についても事務処理時間の大幅な削減が期待できます。「KING OF TIME」では従業員の勤怠データがクラウドに自動的に蓄積されるため、管理者はこれまでのタイムカードの集計という、面倒でミスが生じやすい作業をする必要がなくなります。さらに休暇や残業などの各種申請や承認、給与ソフトとの連携も「KING OF TIME」上で可能です。

クラウド勤怠管理で、勤怠管理者の手間は激減する

さらに、KING OF TIMEには、リアルタイムで従業員の勤怠状況を把握できるという利点もあります。従来は勤怠の締日にならなければ実際の労働時間を把握できず、事務作業も月末に集中するという問題がありました。月末にならないと正確な労働時間が把握できないことから、過剰な残業を見逃してしまう可能性もありました。

しかし、KING OF TIMEを導入することで、それぞれの従業員の働く状況が「見える化」されるため、不正打刻の防止にもつながります。労働時間が長時間に及んだと見られる場合には、早期に労務担当者から現場担当者へ注意警告が送られます。位置情報も取得できるため、出張や外出先における労務状況の把握にも対応しています。

3.オフィスの雑談はテレワークでも再現できる

テレワークなどの時間や場所を選ばない働き方による課題は、勤怠管理だけではありません。従業員同士の円滑なコミュニケーションも懸案となっています。

これまではオフィスで従業員同士が会話することによって、コミュニケーションは自然と保たれてきました。雑談なども含めたコミュニケーションによって、新たなアイディアが生まれるというケースもあったでしょう。しかし、テレワークなどでコミュニケーションの機会が減少した場合、仕事への意欲が低下したり、新しいアイディアが生まれづらいといった事態にもつながりかねません。

こうした課題を解決するためには、ビジネスチャットや社内SNSなどを使って、テレワークでも社内のコミュニケーションを活性化するのが良いでしょう。

たとえばビジネス向けのコミュニケーションツールであるドコモの「WowTalk for ビジネスプラス」を使えば、複数人での気軽な情報共有やファイルのやり取りなども行え、円滑なコミュニケーションが可能になります。電話やWeb会議とも異なり、相手の時間に配慮したやり取りや効率的な情報共有を実現します。

WowTalk for ビジネスプラス利用イメージ

WowTalk for ビジネスプラス利用イメージ

コミュニケーションツールでは、個人情報に関するリスクが懸念されますが、WowTalk for ビジネスプラスでは、管理者が各従業員の雇用形態や役職等によって、適切な利用方法を設定することが可能です。企業ポリシーに沿った設定を柔軟にカスタマイズできるため、情報保護の強化やシャドーITの抑制にもつながります。

さらに、チャット機能以外にも社内情報共有の掲示板や通話といったツールも備えており、複数名での情報共有に効果を発揮してくれます。また、タスク管理や日報といった機能も完備しているため、WowTalk for ビジネスプラスだけで社内に必要なコミュニケーションをカバーできるようになります。たとえば、直行直帰する場合のテレワークにおける業務報告の連絡も円滑に行えますし、同時に災害時などの緊急連絡網としても使えます。さらに、KING OF TIMEと連携すれば、位置情報の把握も可能です。

こうした新しいツールを企業で活用する場合は、誰もが使いこなせるものであることが望ましいです。そのためには、使う人を選ばないシンプルなUIであることがポイントとなります。その点、KING OF TIMEとWowTalk for ビジネスプラスは、幅広い機能を持ちながらもUIはシンプルなため、多くの従業員が使いこなせることでしょう。

企業が働き方改革を推進する場合、組織改革や制度の変更などさまざまなケースが考えられますが、今回紹介した「アナログ業務のデジタル化」は比較的手軽な方法の一つです。もし、勤怠管理や社内コミュニケーションに課題を抱えている場合は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

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