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小売業には「スマホで打刻」、「チャットで連絡」が適している

2021年4月20日

小売業には「スマホで打刻」、「チャットで連絡」が適している

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働き方改革の推進で、長時間労働の是正や多様な働き方への対応が求められています。人手不足に悩む小売業で労働環境を改善するためには、どうすれば良いのでしょうか。


1.長時間労働が小売業から人手を遠ざける

2019年4月から働き方改革関連法が段階的に施行され、企業は時間外労働の上限順守や年次有給休暇の確実な取得、非正規と正社員との格差是正などの実現が求められています。一方で、日本では生産年齢人口の減少が加速度的に進んでいます。

その影響を強く受けている産業の一つが、小売業です。小売業が慢性的な人手不足となっている背景には、営業時間の延長や年中無休の営業などで、労働時間が長時間化し続けている点があります。従業員は長時間労働を強いられ、離職率が高まり、それがさらなる人手不足につながるといった悪循環に陥っています。

農林水産省食料産業局が発表した「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」(※)によると、小売業における1企業平均の年間休日数は、全産業平均が108日であるのに対し100.7日と少なく、長時間労働の実態を裏づけています。

(※)別ウインドウが開きます農林水産省・食料産業局「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」

農林水産省・食料産業局「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」

(※)別ウインドウが開きます農林水産省・食料産業局「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」

2.労働環境を改善したいなら、まずはタイムカードから脱却しよう

それでは小売業が労働環境の改善に着手し、働き方改革を推進していくにはどうすべきなのでしょうか。そのための第一歩は、従業員の労働時間を正しく把握し、現行の勤怠管理体制を見直すことです。

たとえばタイムカードを使用していると、月単位でしか労働時間を把握できずに、適切な人員配置ができていないケースが多々あります。さらに、集計の際にはエクセルに手作業で入力するなど手間がかかり、ミスも出やすくなります。雇用形態も社員やパート、アルバイトなどさまざまで、管理者の作業負担も増加します。さらに、複数の店舗や拠点がある場合、勤怠管理は各店舗任せになっていて、タイムカードの改ざんなどの不正があっても気づけないといった問題もあります。

こうした課題を解決できるのが、クラウド型勤怠管理システムです。PC、スマホ、タブレットなどから出勤や退勤時刻を入力するだけで、勤怠情報が自動で集計されるので、本社から各店舗の情報をリアルタイムで確認することも可能です。入力した位置情報の取得も可能なので、取引先へ直行・直帰するときやテレワーク中でも、労働時間を正確に管理できます。

管理者にとっても、月末や月初めに集中していた事務作業がなくなります。加えて、従業員の残業過多や有給の取得状況について早めに警告が出せるようになるなど、勤怠に関する指導もしやすくなります。

コロナ禍の影響などでシフト変更が余儀なくされる場合でも、リアルタイムで勤怠管理ができていれば、迅速な対応が可能です。さらに、従業員ごとに時給単価を登録でき、人件費の概算が随時できるため、従業員の適切な配置を判断するなど労働生産性を高める一助としても活用できます。

3.店長からアルバイトまで「チャット」で繋がってみよう

勤怠管理と併せて解決したいのが、複数の店舗や拠点を展開する小売業のコミュニケーションにおける課題です。たとえば、店長からバイト、管理者から店長への連絡に、個人スマホのアプリのようなシャドーIT(会社が許可していないITツール)が使われているケースもあるでしょう。

シャドーITの中には、セキュリティ面で信用のおけないツールもあり、最悪の場合、情報が漏洩する危険性が伴います。しかし小売業の場合、デスクワークより現場での作業が多く、社内用の電話やメールでは連絡がなかなか取れないため、使わざるをえない店舗もあるかもしれません。

こうしたケースで導入したいのが、ビジネスチャットです。ビジネスチャットは、スマホ、タブレット、PCなどを使って、チャット、社内共有の掲示板、ネット回線での無料通話、日報の作成から安否確認まで幅広い機能を安全に利用できます。中には、管理者側からメンバー同士のコミュニケーションの範囲を制限できる機能もあり、適切なコミュニケーション範囲を設定した上で、テキストや画像、動画などの情報交換を行うこともできます。チャットという文字に残すツールを使用すれば、多忙な業務の中で「言ったはずなのに伝わっていなかった」というやりとりをなくし、コミュニケーションロスやセキュリティの課題解消も可能になります。

小売業はアルバイトの高校生から定年後のシニアまで、幅広い年齢層の従業員が働く職場です。どの層でも直感的に操作できて使い勝手のよいビジネスチャットは、多忙な小売店におけるコミュニケーションツールとして最適です。適正な労働管理を行うことが、従業員満足度の向上に結びつけば、離職率の低下を防ぎ、優秀な人材の確保にもつながることでしょう。

次話では、これからの小売業における働き方改革に向けた具体的なソリューションについて見ていきます。

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