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コロナ禍では通用しない、従来の勤怠管理と情報共有

2021年4月20日

コロナ禍では通用しない、従来の勤怠管理と情報共有

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コロナ禍により、企業もテレワークや在宅勤務など、働き方の変革を迫られました。しかし、それによる弊害も顕在化しています。それが、「勤怠管理」と「社内コミュニケーション」です。


1.テレワーク急増で、タイムカードの出番も激減

働き方改革の一環として以前から推奨されてきたテレワークは、コロナ禍により本格的に導入する企業が増えました。東京都が調査した「テレワーク導入率緊急調査結果」(※)によると、テレワークを実施している社員の割合は2019年12月には15.7%でしたが、たった4ヶ月後の2020年4月には49.1%へと上昇し、約2.5倍も増加しました。事務・営業職や現場作業、対人サービス業務を含め、業種を問わず増えていることも報告されています。

(※)別ウインドウが開きます東京都「テレワーク導入率緊急調査結果」

東京都「テレワーク導入率緊急調査結果」

(※)別ウインドウが開きます東京都「テレワーク導入率緊急調査結果」

このようにテレワークが増える一方、課題も明らかになってきました。その一つが勤怠管理です。タイムカードのような職場に設置された勤怠ツールを用いずに、出退勤や残業などの勤務時間の管理を適正に行う必要がありますが、従業員がどのような場所で、どのように仕事をしているかを管理職が把握していなければ、正しい評価や効果的な指導もできません。

とはいえ、勤怠管理の主役であったタイムカードが万能だったというわけでもありません。むしろ、さまざまな問題点を抱えていました。たとえば、カードの保管場所やタイムレコーダのメンテナンスが必要である点、打刻の修正対応に手間がかかる点、月末にならないと従業員の労働時間が判明せず、集計する側の稼働が月末に集中する点などです。

中にはタイムカードの代わりとして、エクセルで出退勤時の管理を行なっている企業もあるようですが、自己申告になるため、どうしても信頼性に欠けてしまいます。

2.タイムカードをクラウドに変えたら、年間で約100万円ものコストが削減できた!

タイムカードに代わる勤怠管理手法として、クラウドを使った勤怠管理システムが登場しています。

クラウド勤怠管理システムを用いれば、タイムカードを使えない在宅や出先でも、パソコンやタブレット、スマートフォンからでもWeb上で打刻ができ、リアルタイムで出退勤管理が可能になります。従業員はいつでも、どこからでも自分の出退勤時間や残業時間が確認でき、直行・直帰や休暇などのスケジュール申請もできるようになります。

さらに、管理者にとっては、従業員の出退勤のほか、各種承認もペーパーレスで行えるため、管理業務の負担が軽減できます。ほかにも、不正打刻を廃した公正な勤怠管理が可能になるほか、GPSにより従業員の位置情報も取得できます。

管理業務の負担軽減だけでなく、給与の計算業務も軽減できます。従来のタイムカード方式では、給与計算時に各拠点からタイムカードを回収し、打刻漏れなどを本人に確認した後、エクセルなどで集計するといったプロセスが必要でした。

しかしクラウド勤怠管理システムでは、担当者はリアルタイムの勤怠実績をチェックできるため、集計業務がいつでも可能となり、手作業によるミスを防ぎながら業務効率が向上します。もちろん、給与計算の作業時間も削減できます。

作業時間とともに、コストの削減も可能です。たとえば従業員100名を抱えるある企業では、従来は紙のタイムカードのコストとして、インク代、タイムカードの回収費、カード(紙)代、集計作業などで約130万円のコストがかかっていました。ところがクラウド勤怠管理を導入したところ、経費はサービス利用料と集計のチェック含め約30万円に収まり、年間で約100万円のコスト削減が実現できたといいます。

タイムカードをクラウドに変えたら、年間で約100万円ものコストが削減できた!

3.電話もメールもLINEも微妙……テレワークは「チャット」が良い

勤怠管理と並んでテレワークの課題の一つとなるのが、コミュニケーション不足の問題です。テレワークでは通常のオフィスでの対面勤務と異なり、遠隔地同士で仕事をすることになるため、どうしても従業員相互の会話が途絶えがちになります。

会議やミーティングではない、いわゆる雑談は従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、エンゲージメントの向上にもつながります。雑談からビジネスのアイデアが生まれたり、従業員のモチベーション向上につながることも少なくないでしょう。テレワーク中の雑談の有無によってストレス解消の状況に14.1ポイントの差が生まれるという調査結果(※)もあります。しかし、いざテレワーク下で雑談をするとなると意外なハードルがあります。

(※)別ウインドウが開きます株式会社リクルートキャリア「新型コロナウイルス禍における働く個人の意識調査 テレワーク経験者の6割、テレワーク前にはなかったストレスを実感 仕事中の「雑談」有無の違いでストレス解消具合に14.1ptの差」

たとえば、電話だと基本的には一対一、メールだと送信や受信にどうしても手間や時間がかかります。Web会議も少し仰々しくちょっとした雑談には向きませんし、LINEを個人のアカウントで使用するには、セキュリティ面で不安が残ります。

それでは、テレワークではどのようなコミュニケーションツールを使うべきなのでしょうか。さまざまなツールがありますが、特に「ビジネスチャット」は有力な選択肢の一つといえるでしょう。

ビジネスチャットは、会話調でリアルタイムにコミュニケーションが取れ、さらにメッセージやドキュメントファイルを相互送信できる機能も備えています。多くのツールがスマートフォンやパソコンに対応しているため、場所を選ばずに使用でき、不正ログインや情報漏えい、誤送信を防ぐ機能など、セキュリティ対策も備えられています。

さらにいえば、ちょっとした相談や情報が全員で共有できる掲示板や、緊急の場合や海外拠点との通信コストを抑えるためのIP電話機能、関係者同士で進捗状況の確認や変更・修正の対応などを可能とするタスク管理機能、管理職への日報提出の機能なども備えたツールも存在します。また、安否確認機能を搭載しているビジネスチャットもあり、“いざ”という時の従業員の安否確認も行えるため、BCP対策にもつながります。

テレワークに移行したとしても、従来のオフィスとまったく同じように働き続けるのは困難です。もし勤怠管理やコミュニケーションの面で課題を感じたら、クラウドによる勤怠管理システムとビジネスチャットという、新たな賢い運用を取り入れてみてはいかがでしょうか。

次話では、勤怠管理業務と社内コミュニケーションの課題を解決する具体的なソリューションについて見ていきます。

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