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離れていてもチームの生産性を高めるグループウェアとは?

2021年4月26日

離れていてもチームの生産性を高めるグループウェアとは?

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「テレワークで生産性が低下」は、よく聞く話でしょう。快適なオフィス環境を自宅に構築するためには工夫が必要です。その強力なツールとなるのがグループウェアです。


1.効率アップをめざすテレワークで生産性が「低下?」

「ニューノーマル(新しい日常)」時代のワークスタイルとして、多くの企業・組織で導入が進むテレワーク。自宅や外出先など、オフィス以外で業務を行うことは「普通のワークスタイル」になりつつあります。導入した企業からは出社不要、移動経費節減といったメリットが主に報告されていますが、一方で気になるデータも示されています。日本生産性本部が実施した調査によると、「テレワークによって効率が下がった(やや下がった)」との回答が4割程度あり、テレワークが必ずしも生産性向上に結びつくとは言えないことが明らかになりました。

では、テレワークのどのような部分が効率低下を招いているのでしょうか。同調査では課題として「部屋、机、椅子、照明など物理的環境の整備」「Wi-Fiなど通信環境の整備」といった項目が並んでいますが、「職場に行かないと閲覧できない資料・データのネット上での共有化」を挙げる回答も多く、セキュリティ確保や社内体制などの理由から、テレワークの現場で資料・データを見られない問題が発生していることを示しています。

このような状況ではテレワークで対応できる業務が限定され、機密保持や社内合意が必要な案件については従来通り出社して処理することになります。政府から出社率削減の要請が出されている中、依然として通勤を強いられる人が多い現状は、早急に改善する必要があると言えるでしょう。

公益財団法人 日本生産性本部「第4回 働く人の意識に関する調査」(2021年1月)

(※)別ウインドウが開きます公益財団法人 日本生産性本部「第4回 働く人の意識に関する調査」(2021年1月)

2.グループウェアでテレワーク環境を整備

テレワークによる生産性低下を防ぐためには、オフィスにいるときと同等、もしくはそれに近い環境を整備する必要があります。デスクや椅子を置いてホームオフィスを作るのも一つの方法ですが、オフィス内にある顧客情報や取引データを共有できる環境づくりが大切です。そのための方法として活用されているのが「グループウェア」と呼ばれるソリューションです。代表的なものを紹介しましょう。

1  Google Workspace(グーグルクラウド)
Google が開発した各種のアプリケーション(Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー ほか)をビジネス向けに機能強化し、サブスクリプション形式で提供するグループウェア。データはすべてクラウド上で管理する。

2  Microsoft 365(マイクロソフト)
Microsoft Office(Word、Excel、PowerPointほか)アプリケーションに加え、Exchange Serverなど、ビジネス環境構築に用いる各種サービスを組み合わせて提供するグループウェア。オフィスで使い慣れた環境を保ちつつ、テレワークでの活用が可能。

その他にも、国内・海外から多種多様なグループウェアが提供されています。基本的な機能はデータ共有、情報交換、スケジュール管理などですが、製品ごとにさまざまな特徴があり、企業の規模や利用目的によって選択肢は変わってきます。なお、従来のグループウェアは社内にサーバーを設置してデータ管理するオンプレミス型が中心でしたが、近年はインターネットを介して管理するクラウド型が広く普及しています。

3.グループウェア導入のポイント

グループウェアの歴史は長く、多くの企業で過去に何らかのシステム(スケジュール管理など)が導入されているのが現状です。以前からテレワークを実施している企業では、所属するチームで必要となるデータ・資料をグループウェア上で共有する仕組みが確立されているケースもありますが、これから導入しようとする企業の場合は、あらかじめ共有するデータの種類や内容を分類・整理して、安全に管理できる体制を整備することが重要です。

気になるコストについても、近年動きが出てきています。これはテクノロジーの進歩による部分が大きいのですが、クラウド化によってサーバーを設置する必要がなくなり、初期費用が下がったことで導入のハードルが低くなりました。また、現在のグループウェアは個別にアプリケーションを立ち上げるのではなく、Webブラウザ上で多くの機能を使うことができるため、より簡単に操作できます。

なお、導入に際してはテレワークを行う場所の通信環境をチェックすることも大切です。データ共有やWeb会議をストレスなく行える速度、安定性を確保しておくことで、速やかな導入を進めることができます。

4.「ニューノーマル」時代の職場環境づくり

グループウェアは、テレワークで分散した社員の連帯感を高め、協力してビジネスを進めるための重要なツールです。グループウェアでデータ共有が可能になれば必然的に「閲覧のための出社」や「データを探す手間」が減り、業務効率は上がるでしょう。しかし、それだけで十分な導入効果を得られたとは言えません。Web会議やチャット機能を使ってコミュニケーションを強化し、スケジュール機能でメンバー各自の進捗状況を把握することで、より着実な業務効率化、生産性向上が可能になります。

既に社内でイントラネットを構築している企業では、導入するグループウェアとの「相性」も考慮する必要があります。ユーザーとなる社員が「操作が難しい」「使いにくい」といった印象を持ってしまうと、導入しても使われることなく放置される結果になりかねません。多くのグループウェアは無償の試用期間を設けていますので、導入前にトライアルを行って比較検討するのもいいでしょう。

「ニューノーマル」時代の職場環境づくり

テレワーク環境を便利に、快適に、そして安全にするために、グループウェアが果たす役割は今後も大きくなっていくことは間違いありません。ニューノーマル時代の職場の「あるべき姿」を見据えて、戦略を考えていきましょう。

NTTドコモでは、本稿で紹介した各種グループウェアを取り扱っており、数多くの実績がございます。定期的にセミナーも開催しておりますので、ご興味がございましたら是非ご参加頂けますと幸いです。

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