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働き方改革に必要なIT環境を整備するためにクラウドサービスが活用されています。中でも、業務効率を大きく左右するグループウエア選びは重要です。
1. 中堅・中小企業の働き方改革を後押しするクラウドサービスがある
ITの導入と、それを活用するための環境づくりは「働き方改革」を成功に導くのに欠かせない要素です。では、そうしたIT環境はどのように整えればよいのでしょうか。こうした悩みを抱える中堅・中小企業におすすめできるのが、業務効率の向上や社内コミュニケーションを活性化につながるクラウドサービスの利用です。
クラウドサービスの最大の特長は、自社でハードウエアやソフトウエアを用意しなくても、IT環境を導入・利用できることです。この「IT環境を保有せずにサービスとして利用する」クラウドサービスの特性が、働き方改革の一部である「いつでもどこでも柔軟に働ける環境」の整備に活用できます。
例えば、グループウエアやオフィススイートなどと呼ばれる、ワープロや表計算ソフト、コミュニケーションツールなどを含むビジネス用アプリケーションも、今ではクラウドサービスとして提供されています。
オフィスでは当たり前に使われているこのようなアプリケーションをクラウドで導入し、ノートパソコンやタブレット端末、スマートフォンなどと一緒に支給すれば、外出先や自宅でもオフィスと同様に業務が行えるようになります。
このようなサービスは従業員の業務効率化だけでなく、IT担当者の業務削減にも貢献します。今まで手間がかかっていた部署の異動、入社や退職にともなう権限の設定変更が、Webブラウザの設定画面で対応できるようになります。もし、事業体制に変化があった場合でも、アカウントの入れ替えや増減にスピーディに対応することが可能です。
また、財務会計上のメリットもあります。従来のようにハードウエアやソフトウエアを購入した場合、それらは資産となりますが、クラウドサービスの利用であれば資産ではなく経費と扱えるため、会計処理の手間が少なくなります。
2. 似ているようで実はちがうMicrosoft 365とGoogle Workspace
クラウドで提供されている統合型グループウエアの代表が、マイクロソフトの「Microsoft 365」と、グーグルの「Google Workspace」です。世界中で多くの企業が利用しており、「いつでもどこでも柔軟に働ける環境」を実現する機能を備えていますが、違いもあります。
例えば、ワープロ、表計算、プレゼンテーションの三大機能。Google WorkspaceでもWord、Excel、PowerPointなどで作成したファイルが利用可能です。しかし、細かな装飾などの互換性では、パソコン版のMicrosoft Officeと同じマイクロソフトが開発しているMicrosoft 365のほうが親和性が高いと言えます。
利用方法にも特徴があります。Google Workspaceは、基本的にWebブラウザ上で利用する完全クラウド方式です。一方、Microsoft 365はWebブラウザ上だけでなく、パソコンにMicrosoft Officeをインストールすることもできます。例えばモバイル通信や無線LANが利用できない場所で業務を行うことが多い場合は、パソコンにインストールしておけるMicrosoft 365のほうが便利でしょう。
メールソフトは、Google WorkspaceにはGmail、Microsoft 365にはOutlookが用意されています。機能に大きな違いはありませんが、メールボックスの容量がMicrosoft 365が1人（1ID）あたり50GBなのに対し、Google Workspaceは容量無制限も選択可能です。メール件数が多かったり、容量の大きな添付ファイルをやり取りしたりする場合には、Google Workspaceのほうが容量が超過してしまう不安なく使えます。
「柔軟な働き方」の実現には作成したファイルの共有方法も重要です。自宅で資料の作成はできても、オフィスや出張先にいるプロジェクトメンバーと共有して、検討や修正ができないのでは、「いつでもどこでも」が実現できているとはいえません。
この課題に対し、Google WorkspaceではGoogleドライブ、Microsoft 365ではOneDrive for Businessが、クラウド上のファイル共有スペースとして利用できます。こちらも、Google Workspaceは容量無制限のプランを選択できます。共有したファイルの検討やミーティングも、ビジネスチャットやビデオ会議で行えます。Google WorkspaceではGoogle ChatやGoogle Meet、Microsoft 365ではTeamsがその機能を担います。
働き方改革の一環としてGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を採用する最大のメリットは、IT担当者の作業量を増やすことなく柔軟な働き方を実現できることです。そのためには、現在IT環境がどのように使われているかの調査と、外出先や自宅で業務を行うようになったときにどのように使われるかの検討が不可欠です。その上で最適な統合型グループウエアを選択してみてください。
図1 Google Workspace／Microsoft 365 主要機能・プラン比較表
ドコモが提供するビジネスプラスGoogle Workspace／ビジネスプラスMicrosoft 365の機能とプラン。機能面ではほぼ同等ですが利用方法やメールやファイルストレージの容量には違いがあります。
